Cele 7 funcții ale unui asistent administrativ principal

funcțiile unui asistent administrativ acestea sunt sarcini de asistență și acompaniament la activitățile normale pe care o companie le dezvoltă. Prin urmare, ele sunt fundamentale pentru o funcționare eficientă a acesteia.

Aceste activități sunt de obicei variabile în funcție de domeniul de activitate al companiei în care lucrează. De exemplu, în birouri specializate, cum ar fi firmele de avocatură, participanții au de obicei pregătire specifică pentru desfășurarea anumitor activități.

Cu toate acestea, există funcții comune tuturor domeniilor care, de obicei, se învârt în jurul distribuirii și administrării informațiilor în cadrul biroului. Aceasta include gestionarea documentelor, arhivelor și organizarea evenimentelor.

Dar aceste activități pot deveni mult mai largi. Uneori, asistenții administrativi trebuie să se ocupe și de prelucrarea informațiilor contabile și chiar să garanteze funcționarea resurselor tehnologice ale companiei.

Cele 7 funcții principale ale unui asistent administrativ

Gestionarea documentelor

Una dintre funcțiile principale ale unui asistent administrativ este de a ajuta membrii biroului cu gestionarea documentelor și dosarelor.

De obicei, această sarcină este legată de stocarea, organizarea și administrarea fișierelor.

Cu toate acestea, în anumite ocazii poate fi necesar să scrieți, să editați și să examinați documente.

În unele companii li se cere chiar să ia dictatura de scrisori sau note și să înregistreze procesele-verbale ale întâlnirilor care au loc.

În unele cazuri, de exemplu atunci când se ocupă de o firmă de avocatură, este necesară formarea specializată pentru îndeplinirea acestor funcții: asistentul administrativ trebuie să înțeleagă terminologia și procedurile legale.

Pe de altă parte, asistenții administrativi care lucrează în domeniul medicinii au nevoie de cunoștințe diferite. Ei trebuie să aibă pregătirea necesară pentru a se ocupa de pacienți și a citi rapoartele medicale.

2 - Planificarea evenimentelor

Planificarea evenimentelor de birou este, de obicei, responsabilitatea asistenților administrativi. Dimensiunea acestei responsabilități poate fi variabilă în funcție de mărimea companiei.

Un eveniment poate fi pur și simplu o întâlnire sau un prânz de afaceri, dar poate fi și un congres sau o petrecere de afaceri mai mare.

În ambele cazuri, asistentul trebuie să gestioneze toate criteriile legate de eveniment.

Aceasta include contactarea furnizorilor, rezervarea, alegerea meniurilor și decorarea. Dar include, de asemenea, contactarea, invitarea și confirmarea participanților, a vorbitorilor și a vorbitorilor, în cazul în care acest lucru este necesar.

3-atenție în persoană pentru utilizatori și vizitatori

Atenția utilizatorilor este de obicei una dintre cele mai comune sarcini pentru asistenții administrativi. Audiența la care se concentrează atenția depinde întotdeauna de dimensiunea companiei și de orientarea ei spre afaceri.

În cazul companiilor mici care servesc direct publicului, este posibil ca asistentul administrativ să primească clienții.

Când se întâmplă acest lucru, munca lor are ca scop îndrumarea și asistarea acestora în timpul trecerii lor prin facilitățile companiei.

În companiile mai mari, asistentul administrativ trebuie să participe la alți vizitatori ca parteneri sau furnizori mari.

În acest caz, misiunea lor va fi să-i ghideze în îndeplinirea ordinii de zi și a întâlnirilor cu conducerea sau alte domenii ale companiei.

4- Telefon și asistență virtuală

Telefonul și atenția virtuală sunt incluse în categoria asistenței utilizatorilor. În cazul asistenței telefonice, este inclusă orientarea clienților și a partenerilor, precum și organizarea și administrarea agendelor.

Atunci când se referă la atenția virtuală, sarcinile depind de canalele furnizate de companie pentru servicii pentru clienți sau pentru gestionarea informațiilor.

În unele cazuri, este vorba despre gestionarea e-mailului, răspunsul, redirecționarea sau arhivarea mesajelor, după cum este necesar.

În alte cazuri, atunci când canalele virtuale de comunicare sunt mai diverse, pot fi incluse și alte sarcini, cum ar fi atenția publicului prin intermediul sistemelor de chat sau chiar răspunsul la întrebări prin intermediul rețelelor sociale ale companiei.

În companiile mari, este obișnuit să existe personal specializat în atenția acestor canale de comunicare. Atunci când companiile sunt mici, această sarcină este lăsată, de obicei, la asistenții administrativi.

5- Administrarea agendelor

Gestionarea agendelor este de obicei una dintre cele mai importante sarcini ale asistenților administrativi.

Această responsabilitate include primirea solicitărilor de întâlniri și întâlniri prin telefon, personal sau online, și organizarea acestora pe ordinea de zi, în conformitate cu criteriile definite.

Acesta include, de asemenea, întâlniri în interiorul și în afara companiei, prânzuri de lucru și călătorii de afaceri.

În aceste cazuri, responsabilitatea asistentului este de a rezerva, după caz, zboruri, hoteluri, restaurante sau săli de întâlnire.

6- Contabilitate

Uneori asistenții administrativi sunt responsabili pentru monitorizarea și înregistrarea cheltuielilor care apar în cadrul companiei.Aceste îndatoriri pot fi simple, cum ar fi înregistrarea anumitor cheltuieli într-o foaie de calcul.

În unele cazuri, asistentul este rugat să aibă pregătirea pentru dezvoltarea unor sarcini mai complexe. De exemplu, responsabilitățile dvs. pot include prezentarea rapoartelor contabile către conducere.

De obicei, acest lucru depinde de dimensiunea companiei. O companie mare are de obicei roluri mult mai specializate; în acestea, informațiile contabile sunt administrate de o persoană angajată în acest scop.

Cu toate acestea, una dintre competențele fundamentale pentru orice asistent administrativ este domeniul de software de contabilitate de birou, cum ar fi Microsoft Excel.

Managementul tehnologic

Gestionarea resurselor tehnologice face, de asemenea, parte din funcțiile de asistenți administrativi. În acest sens, responsabilitatea sa este de a garanta că toate instrumentele necesare pentru funcționarea companiei funcționează bine.

Aceasta include efectuarea, printre alte sarcini, a copiilor de rezervă ale informațiilor conținute în echipamentul calculatorului și în actualizarea antivirusului.

Pe de altă parte, aceasta include administrarea de echipamente precum proiectoare și laptopuri.

Aceasta implică, de asemenea, revizuirea și întreținerea echipamentului necesar pentru dezvoltarea normală a activităților sub responsabilitatea lor.

Acest lucru nu înseamnă că asistentul administrativ ar trebui să aibă cunoștințe tehnice. Activitatea sa constă în special în angajarea personalului tehnic care efectuează periodic întreținerea echipamentului pentru a evita obstacolele.

referințe

1. Bucky, J. (2017). Funcțiile de muncă ale secretarilor executivi și ale asistentilor administrativi. Adus de la: thebalance.com
2. Carieră Builder (2016). Lucrul ca asistent administrativ - O alegere excelentă pentru generalisti. Adus de la: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Ce face un asistent medical administrativ? Adus de la: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Atribuțiile unui asistent administrativ. Adus de la: study.com