Cele 12 cele mai importante domenii de funcții Office

funcții de birou care domină acestea sunt activitățile administrative pe care le realizează personalul unei întreprinderi, organizație sau instituție și care sunt necesare pentru funcționarea acesteia. Dacă acestea sunt realizate în mod eficient, rezultatele vor fi mult mai bune decât dacă s-ar realiza prost.

Această activitate, în mod normal, are un program regulat de luni până vineri, care începe la ora 8 sau la ora 9:00. și durează până la 4 sau 5 p.m, deși aceasta variază în funcție de țări sau regiuni.

Majoritatea lucrărilor de birou necesită abilități de bază cum ar fi: comunicarea orală fluentă, abilitatea de a scrie, fișierele și o anumită experiență cu echipamentele de birou, cum ar fi calculatoarele, fotocopiatoarele etc.

În funcție de nivelul poziției sau de responsabilitatea asumată, aceasta necesită o persoană să aibă o educație tehnică, universitară sau de nivel patru.

Cele 10 funcții principale ale biroului care domină

1 Planificare

Aceasta este prima și cea mai importantă sarcină, deoarece constă în definirea modului în care metodele și structurile organizaționale pot contribui la planul de afaceri.

Există instrumente tehnologice care ajută atunci aceste metode se pot materializa în sarcini repartizate între membrii echipei, dar numai o bună planificare poate garanta că totul se termină adăugând obiectivul afacerii.

Pentru planificarea generală, este necesară o viziune clară asupra afacerii și un anumit nivel ierarhic în cadrul companiei, însă fiecare membru al echipei trebuie să își planifice activitatea astfel încât să poată îndeplini obiectivele și termenele stabilite.

2- Transcrierea și / sau scrierea rapoartelor

O sarcină care ocupă zilnic timp de cine lucrează într-un birou este scrierea, în orice suport, a rapoartelor care susțin sau detaliază funcțiile lor sau care servesc să explice în rândul celorlalți colegi detaliile (fundal, progres, rezultate, pro și cons, etc.), a unui anumit proiect.

Aceste scrieri servesc, de asemenea, ca o evidență a activității organizației căreia îi aparține biroul, pentru audituri sau revizuiri viitoare.

3 Participați la întâlniri

Sunt întâlniri între membrii unei echipe de lucru în care se schimbă idei despre proiectele curente, sunt expuse noi propuneri, prezentări, rapoarte sau rapoarte.

În mod normal, acestea au ca obiectiv alinierea tuturor celor prezenți în direcția atingerii unui obiectiv comun, atribuirea fiecăruia a rolurilor, sarcinilor și termenelor limită. Acestea servesc, de asemenea, pentru a rezolva problemele care ar putea apărea în îndeplinirea sarcinilor.

Acestea tind să aibă o frecvență, o durată și o dinamică foarte definită. De asemenea, ceea ce este discutat în ele este de obicei înregistrat în minute sau minute pentru arhivare.

4 Programarea întâlnirilor

Este vorba despre coordonarea agendei tuturor persoanelor care ar trebui să fie într-o întâlnire astfel încât să poată coincide într-un anumit loc și timp.

Este o sarcină care poate fi copleșitoare, astfel încât utilizarea tehnologiei poate fi o idee bună. Există aplicații, cum ar fi ScheduleOnce, care vă permit să programați întâlniri în mod automat, permițând oaspeților să vadă datele disponibile și să aleagă un program convenabil pentru ei.

5- Examinați e-mailurile companiei

Este o sarcină care poate dura mult timp. Un raport Adobe publicat în 2016, care a rezultat dintr-un sondaj administrat de mai mult de o mie de muncitori, arată că petrecem o medie de 20,5 ore în fiecare săptămână, verificând e-mailul nostru de lucru.

Sortați, citiți și răspundeți la e-mailuri, este o formă foarte comună de comunicare și permite schimbul de fișiere și impresii legate de orice proiect sau proces organizațional.

Deși companiile caută în mod constant modalități de gestionare mai eficientă a e-mailurilor, există și aplicații cum ar fi etichetele inteligente Gmail.

Un alt mod de a accelera această sarcină este de a include șabloane de e-mail standard sau texte care pot fi trimise cu modificări minime la diferiți destinatari și la momente diferite.

Management financiar

În această sarcină, trebuie să se garanteze că banii își îndeplinesc ciclul de viață în achiziționarea și vânzarea de produse și servicii; că toate facturile sunt trimise, înregistrate, plătite și trimise. Desigur, există birouri în care sunt dedicate acestui lucru.

Această activitate include și menținerea conturilor financiare și a documentelor juridice actualizate astfel încât să nu existe probleme cu cadrul juridic care se referă la organizația în cauză.

7- Logistica

Această funcție garantează că toate bunurile legate de activitatea companiei sunt transportate către și dinspre depozite și clienți. Acesta include, de asemenea, legătura cu furnizorii pentru a obține materii prime pentru fabricarea de noi produse.

Scopul acestei funcții este de a asigura că societatea are în posesia sa tot ceea ce este necesar pentru a păstra producția bunului sau a serviciilor pe care le comercializează în mișcare.

8- Apelați atenția

Într-un birou este de asemenea necesar să răspundeți la telefon, deoarece este un mijloc de comunicare cu clienții, furnizorii și între colegii.

Deși pare o sarcină simplă, aceasta necesită un anumit protocol, deoarece poate fi vocea pe care cineva din afara companiei o asociază cu imaginea acestuia.Prin urmare, este important ca regulile de curtoazie să fie respectate, să se mențină un ton instituțional, să se modereze volumul vocii și vocabularul utilizat.

Un alt factor important, care este uneori trecut cu vederea atunci când se execută această funcție, este de a scrie cât mai multe date posibile ale persoanei din cealaltă parte a telefonului; acest lucru va alimenta baza de date de date a companiei și vă va permite să urmați corect problema discutată în timpul conversației telefonice.

9- Organizarea arhivelor

Majoritatea sarcinilor executate într-un birou generează un document: facturi, note, minute, minute, rapoarte de vânzări etc.

În format digital sau pe suport de hârtie, este o cantitate de informații care impune ca cineva să fie responsabil pentru catalogarea, arhivarea și salvgardarea acestuia în funcție de nivelul său de importanță pentru afacere.

Tocmai acest ultim punct, acela al protecției informațiilor, este o problemă care a devenit o durere de cap pentru multe organizații, astfel încât tot mai multe instrumente, protocoale și proceduri apar, care asigură securitatea în arhivarea și transmiterea informațiilor. datele sensibile dintr-o organizație.

În unele cazuri sunt utilizate hard disk-uri externe, în timp ce în altele există servere speciale pentru aceste cazuri sau platforme de stocare în "nor", cum ar fi Microsoft OneDrive, Google Drive sau Apple iCloud.

10- Distribuția corespondenței companiei

O sarcină care, în ciuda faptului că nu necesită o pregătire academică foarte ridicată, necesită o bună organizare, responsabilitate și un sens de urgență, este repartizarea corespondenței în cadrul biroului.

O schiță a unui design, cardul de credit pe care banca îl trimite, facturile unui furnizor sau scrisoarea de răspuns a unei entități guvernamentale sunt unele dintre documentele pe care orice angajat le așteaptă și pe care pot fi multe alte procese. a companiei.

11- Serviciul Clienți

Această funcție constă în participarea fizică la clienți cu îndoieli sau reclamații cu privire la produsele sau serviciile oferite de companie.

12- Imprimarea și copierea documentelor

Aceasta constă în tipărirea documentelor care trebuie salvate fizic sau prin copierea celor care trebuie păstrate în dublu exemplar sau livrate lucrătorilor companiei.

referințe

1. Audra Bianca (s / f). Organizarea și planificarea birourilor. Adus de la: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 sarcini de birou pe care le puteți și ar trebui să le automatizeze. Adus de la: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Câte ore din viața ta ai fost pe e-mail de lucru? Încearcă calculatorul nostru deprimant. Adus de la: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lista de locuri de muncă care lucrează într-un birou. Adus de la: work.chron.com.
5. Ce face un asistent de birou. Recuperat de la learn.org.
6. Ce fac exact oamenii în birourile de lucru. Adus de la: reddit.com.