Cum este organigrama unui hotel? (și funcțiile sale)

organigrama unui hotelReprezintă locurile de muncă pe care un hotel trebuie să le îndeplinească procesele de lucru, misiunea, viziunea și valorile.

Fiecare hotel, fie că este mic, mediu sau mare, are nevoie de o structură organizatorică pentru a-și desfășura activitatea zilnică. Acesta este folosit pentru a ajuta la împărțirea sarcinilor, a specifica munca pentru fiecare departament și a delega autoritatea în cadrul și între departamente.

Schema de organizare de mai sus este caracteristică unui hotel de 5 stele, deși un hotel de 4 stele poate avea același număr de apartamente sau mai mult. Numărul de stele poate să coboare sau să urce independent la numărul de departamente.

De exemplu, hotelul "NY King" ar putea să păstreze toate apartamentele și să urce de la 4 la 5 stele. Sau invers; coborâți de la 5 la 4 stele și întrețineți toate departamentele.

Numărul de apartamente variază în funcție de serviciile oferite de hotel. Poate un hotel de lux -5estrellas- au servicii turistice pentru oaspeți, sală de gimnastică, piscină, terenuri de tenis, spa, club de noapte ... Un alt hotel mai puțin dimensiune nu vor avea aceste servicii suplimentare și, prin urmare, nu au nevoie de cât mai mulți angajați, scăderea numărului de departamente.

Cele mai frecvente funcții de conducere într-un hotel sunt director, marketing, manager de contabilitate, director de personal, director de inginerie, de cumpărare manager, director de camere si manager de restaurant.

Din aceste poziții se generează și altele care sunt inferioare, dar nu mai puțin importante, pentru a îndeplini funcția principală a hotelului; oaspeții gazdă oferind cea mai înaltă calitate posibilă, în funcție de numărul de stele din fiecare hotel.

Cine este responsabil pentru organizarea unui hotel?

În mod normal, managerul organigramei într-o companie este directorul Resurselor Umane.

În plus față de organigrama, va trebui să aveți locuri de muncă bine definite în "descrierea postului", astfel încât funcțiile fiecărui angajat să fie bine definite. Acest lucru va fi esențial pentru angajarea de noi angajați și pentru fiecare angajat să știe ce să facă.

Pe de altă parte, există hoteluri care au externalizat funcțiile HR, în special hoteluri mai mici care nu fac parte din lanțurile hoteliere.

Lucrări comune într-un hotel și funcțiile sale

1- Director general / Manager hotelier

Este cea mai mare responsabilitate:

• Acesta se ocupă de administrarea, controlul și dezvoltarea hotelului, verificând că toate celelalte zone departamentale funcționează în cel mai bun mod posibil.
• Acesta definește politicile companiei și obiectivele care trebuie îndeplinite.
• Verificați că fiecare departament îndeplinește obiectivele stabilite, oferind o calitate excelentă a serviciilor.
• Gestionează managementul resurselor umane, marketingul, securitatea, calitatea și coordonarea tuturor aspectelor necesare pentru buna funcționare a hotelului.

2 Manager de vânzări

Pe lângă completarea celorlalte departamente principale, funcția sa principală este de a se angaja în vânzări și publicitate:

• Găsiți clienți
• Prezentați companiei.
• Oferiți serviciile.
• Încheierea de tranzacții cu clienții.
• Dezvoltați strategii de publicitate.
• Promovarea serviciilor hoteliere.
• Căutați potențiali clienți.
• Raportați rezultatele vânzărilor către departamentul contabil și financiar.

Asistent vânzări

Obiectivul principal al acestei poziții este de a sprijini activitatea de superiorul său, capul și / sau managerul de vânzări, monitor, clasifica și sorta vânzări, în plus față de colectare facturi pentru a efectua un proces echitabil în ordinea administrativă.

Departamentul de cameră este cel care se ocupă de captarea cererilor de rezervare și de serviciul pentru clienți în acest scop, precum și controlul cecurilor și plăților acestora.

Trebuie, de asemenea, să supravegheați că încăperile sunt curate, lucrând în strânsă coordonare cu recepționerii și cu menajerele.

Ei au sarcina de a determina disponibilitatea camerelor și de a lua și de a confirma rezervările.

rezervare supraveghetor sau manager este responsabil pentru conducerea buna performanta a agenților de departamente și rezervări îndeplini funcțiile pentru a aborda rezervele prin toate mijloacele diferite pentru a ajunge (media, rezervări de grup, on-line, excursii, operatori, etc), gestionați banii din depozitele corespunzătoare și garantați rezervările făcute.

Executivul de vânzări

Aceasta este una dintre cele mai importante locuri de muncă, deoarece este responsabilă pentru un portofoliu de vânzători cărora trebuie să indicați ce ar trebui să facă.

Acesta este responsabil pentru ceea ce fiecare dintre angajații dvs. de a face, ar trebui să știi mișcarea tuturor conturilor și dacă aveți de a prezenta orice probleme cu ei ar trebui să își asume responsabilitatea pentru acest lucru.

Trebuie să furnizați un index detaliat al declarațiilor de conturi, să vă inițiați să obțineți conturi importante pentru compania dvs.

Succesul sau eșecul companiei depinde de ele, este o poziție foarte complexă care necesită un nivel extrem de angajament și responsabilitate.

3 - Manager de servicii

Acesta este responsabil pentru supravegherea departamentului de servicii:

• Controlează costurile
• Obțineți o clientelă loială
• Promovarea bunelor relații între angajați.
• Rezolvați îndoielile și preocupările legate de serviciile tuturor clienților.
• Îndeplinirea obiectivelor de vânzări
• Stabiliți un exemplu prin îndeplinirea standardelor etice.
• Asigurarea faptului că se oferă un nivel ridicat de calitate și că afacerea este profitabilă.

Administrație și finanțe

Este o poziție importantă deoarece aveți control asupra problemelor administrative, trebuie să fiți de acord cu directorul general cu privire la modul în care problemele vor fi distribuite și vă vor informa despre diferitele etape și evenimente legate de acestea.

Trebuie să gestionați resurse financiare, bugete, cheltuieli, cheltuieli și investiții în colaborare cu direcțiile și unitățile companiei.

Să supravegheze gestionarea resurselor financiare, să coordoneze încrederea reglementată de guvern, să supravegheze procesele legate de administrarea personalului.

Inregistreaza si mentine furnizarea si achizitia de resurse materiale, servicii patrimoniale si generale ale corporatiei.

Strategii de afaceri

După cum spune și numele, este responsabil pentru crearea de strategii și planuri de a se alătura noilor piețe și de a întări punctele forte ale companiei, precum și de a îmbunătăți experiența și cunoștințele fiecărui membru al asociației sau organizației.

Funcția sa principală se concentrează asupra responsabilității directe asupra activităților de vânzări ale companiei, managementului marketingului, promovării și distribuției, planificării vânzărilor, organizării diferitelor distribuții.

Atribuie obiective pentru a se conforma vânzărilor în funcție de produse și zone, a crea planuri strategice pentru a îmbunătăți succesul companiei, a studia clienții și locațiile care ar putea fi mai adecvate pentru promovare.

Promovează un mediu de lucru în echipă, promovând spiritul de vânzări al personalului responsabil.

Analizați posibilele cauze ale problemelor și plângerilor clienților.

Proiectați politici pentru a stabili prețurile și condițiile de vânzare.

Creați planuri pentru a mări progresul de formare al persoanelor din departamentul dvs.

Acesta este responsabil pentru primirea, filtrarea și distribuirea diferitelor proceduri și îmbunătățiri în ceea ce privește calitatea serviciilor.

Comptroller și contabilitate

Departamentul responsabil pentru analiza și controlul operațiunilor financiare și contabile.

De asemenea, este implicată în pregătirea bugetelor anuale, prognozelor veniturilor, situațiilor financiare, întocmirii rapoartelor privind situația financiară, auditurilor de către biroul de control, etc.

cumpărături

Este o pozitie foarte importanta pentru buna desfasurare a activitatii in companie, deoarece acestea sunt responsabile de lanțul de aprovizionare si de achizitionarea tuturor bunurilor necesare pentru ca aceasta sa functioneze eficient.

Acestea pot fi achiziții pentru utilizarea societății în ceea ce privește revânzarea și / sau materia primă pentru producerea propriilor produse.

Această poziție include și achiziționarea de servicii legate de transport sau marketing.

Ei se ocupă de utilizarea informațiilor și sistemelor informatice pentru conducerea organizației.

Ei planifică și direcționează toate activitățile legate de informatică și tehnologie în compania pentru care lucrează.

Determinați obiectivele de afaceri pentru proiectarea planurilor de atingere a obiectivelor stabilite anterior.

4- Asistent manager

El este responsabil de îndeplinirea tuturor sarcinilor managerului atunci când acesta din urmă este absent.

În general, el nu ia decizii importante fără a se consulta mai întâi cu managerul, dar dacă are o decizie cu privire la problemele obișnuite și comune care pot apărea în dezvoltarea normală a hotelului.

El trebuie să fie instruit cu toate informațiile și cunoștințele necesare pentru a-și asuma o poziție atât de importantă, să cunoască toate funcțiile, personalul, sarcinile, înlocuirile etc.

În plus, cunoașterea normelor legale este ceva ce nu poate lipsi pentru a evita intrarea în probleme cu legea.

Este necesar să se rezolve rapid și să aibă un plan B pentru totul în cazul în care lucrurile nu merg conform așteptărilor.

Directorul diviziei de camere

Misiunea dvs. este de a planifica, de a supraveghea și de a controla dacă fiecare dintre politicile de operare legate de zona dvs. este efectuată:

• Planificați și supravegheați funcționarea grupurilor și convențiilor.
• Analizați statisticile lunare.
• Stabiliți standarde și norme pentru furnizarea de servicii în zona dvs.
• Primiți reclamații referitoare la zona dvs.
• Coordonează cu șeful de întreținere performanța corespunzătoare a activității lor.

Șeful recepției

Organizarea și controlul sarcinilor departamentului de recepție:

• Ea pregătește programul personalului responsabil.
• Gestionați reclamațiile.
• Acesta comunică cu celelalte departamente, dacă este necesar.
• Ei au grijă de client și rezolvă orice îndoială sau îngrijorare.
• El este responsabilul principal al contactului cu clientul.

gospodină

Acest departament are un număr mai mare de angajați responsabili în întregul hotel și este în primul rând responsabil pentru curățenia întregii unitate: atât de hotel zone comune cum ar fi holuri, birouri, dormitoare, etc.

Această poziție este extrem de importantă, deoarece curățenia este scrisoarea de prezentare a unui hotel, depinde în mare măsură de succes sau de eșec.

Ar trebui să primească instruire, angajații ar trebui să fie prietenoși și să transmită căldura oaspeților.

Administrator de alimente și băuturi

El supraveghează pregătirea și decorarea fiecărei feluri de mâncare și băuturi pregătite în zona de bucătărie a hotelului, urmând rețetele și standardele stabilite anterior de către hotel.

Asigurarea dezvoltării corecte a funcțiilor altor angajați, manevrarea bunurilor, evitarea risipei materiale, pregătirea meniului, supravegherea zonei de deserturi, lichioruri, inventar general etc.

Trebuie să facă achizițiile necesare și să controleze depozitele.

Fiți în controlul întregului personal aflat în responsabilitatea dvs.

Căpitane de atenție pentru public

Responsabil de managerul funcționării corecte a serviciilor oferite de restaurant sau cantină.

• Primiți clientul.
• Îl însoțește la masă.
• Obțineți sugestii
• Focul în casă.
• Verificați că toată lumea își face treaba.
• Verificați consumabilele.
• Asistați chelneri, dacă este necesar.

Ea este responsabilă pentru controlul personalului, crearea de meniuri, monitorizarea utilizării raționale a materiilor prime și a altor bunuri, controlul producției și a calității vaselor, determinarea programelor de lucru ale altor lucrători aflați în grija lor.

Manager general de servicii

El este responsabil de elaborarea unui program anual de întreținere și prevenire a mașinilor și echipamentelor.

Luați toate măsurile necesare pentru a menține și îmbunătăți condițiile arhitecturale ale proprietății.

Administrarea serviciilor de bază, susținerea zonelor care o integrează, protejarea securității proprietății și a ocupanților acesteia, funcționarea comisiei de siguranță și igienă.

Manager de întreținere

• Trebuie să rezolve toate problemele care apar în timp record, astfel încât producția să nu fie întreruptă.
• Trebuie să organizați și să coordonați comenzile de întreținere pentru toți angajații aflați în sarcina dvs.
• Coordonează livrarea și recepția materialelor necesare pentru efectuarea lucrărilor de întreținere.
• Verificați ordinea și calitatea lucrărilor efectuate.
• Autorizați îndepărtarea materialelor stocate în depozit.
• Dacă este necesar, furnizați instruire privind echipamentele, materialele și instrumentele existente în instalații.

Șeful securității

Acesta este responsabil pentru prevenirea riscurilor profesionale.

• Analizați posibilele situații de risc.
• Elaborează planuri de securitate.
• Inspectați echipa.
• Supraveghează sistemele.
• Asigură siguranța clienților și a angajaților.
• Ea pregătește rapoarte referitoare la tot ceea ce sa făcut și ce sa întâmplat.
• Controlul parcării

Șef de grădinărit

Responsabil de tot ce are legătură cu grădina și întreținerea acesteia.

Manager administrativ

Funcția sa este de a planifica și direcționa conducerea administrativă a companiei.

• Gestionați relațiile cu furnizorii.
• Controlul disciplinar al personalului.
• Creați strategii de producție etc.

Șeful resurselor umane

El este responsabil pentru tot ceea ce privește controlul resurselor umane și lucrează în contact direct cu directorul general și cu alți manageri.

• Trebuie să mențină un mediu de lucru favorabil.
• Organizați subsistemele HR
• Medierea conflictelor dintre angajați.
• Asigurați-vă bunăstarea relațiilor dintre angajați și companie.

Manager de depozit

Controlează intrările și ieșirile tuturor materialelor, echipamentelor, produselor, instrumentelor și, în general, tuturor proprietăților deținute de companie.

De asemenea, efectuează audituri și inventare pentru un control corect și eficient.

Asistent contabil

Sarcinile sale sunt legate de sarcini contabile, printre unele dintre numeroasele sale funcții găsim:

• Gestiunea stocurilor
• Plata serviciilor.
• Declarații fiscale.

Asistent administrativ

Principalele sale funcții sunt:

• Corespondența procesului, primirea documentelor, preluarea apelurilor, vizitarea, arhivarea documentelor, procesarea fișierelor, actualizarea agendei etc.

O altă schemă este: