Ce este politica de cheltuieli?

o Politica privind cheltuielile este un format care are rolul de a servi drept dovadă fizică a unei operațiuni de ieșire a banilor dintr-o companie sau de afaceri.

Acesta este folosit în contabilitate pentru a descrie mișcarea în detaliu și este de obicei însoțit de alte vouchere pentru operațiune.

Contabilitatea este o disciplină care urmărește să controleze toate tranzacțiile care au loc într-o companie sau o afacere la nivelul intrării sau ieșirii banilor.

Aceasta înseamnă că de fiecare dată când se efectuează o cheltuială, se plătesc investiții, salarii sau alte tipuri de cheltuieli sau, dimpotrivă, se primesc fonduri pentru plățile clienților și alte venituri, departamentul de administrare al companiei trebuie să părăsească Aceste operațiuni sunt înregistrate în sistemul dvs. contabil.

La fel cum o persoană trebuie să plătească pentru ceea ce cumpără, o companie trebuie să facă același lucru, deși într-un mod mult mai complex și, prin urmare, utilizează sisteme contabile.

Pentru fiecare tip de operațiune există un format specific de înregistrare, iar politicile de ieșire, așa cum se explică la început, servesc drept dovadă a plăților efectuate.

Aceste plăți sunt emise diferitelor furnizori de bunuri și servicii ale companiei. De exemplu, toate întreprinderile au nevoie de servicii de bază, cum ar fi electricitatea, conexiunea la internet, apa, etc.

De asemenea, trebuie să cumpere provizii pentru a-și putea face treaba: articole de papetărie, articole de birou, vehicule etc., iar în cazul companiilor producătoare trebuie să achiziționeze materia primă pentru a-și face produsele.

Există multe plăți pe care o companie trebuie să le facă pentru a-și îndeplini obiectivul și fiecare trebuie să fie înregistrat. În plus, fiecare plată sau retragere de bani trebuie să fie autorizată de departamentul sau departamentele corespunzătoare.

Caracteristicile unei politici de cheltuieli

Informațiile care trebuie incluse într-o politică tipică de descărcare de gestiune sunt următoarele:

• Copie a cecului sau a transferului electronic cu care se efectuează plata.
• Conceptul de plată, adică ce serviciu, contribuție, taxă etc. este anulat.
• Semnarea aprobării plăților de către departamentul responsabil.
• Data la care a fost efectuată plata.
• Suma sau suma totală a plății.
• Identificarea furnizorului.
• Semnătura furnizorului sau a persoanei care a primit plata.

Este necesar să se anexeze la politica de ieșire și alte vouchere, cum ar fi:

• Factura furnizorului (sau echivalentul acestuia în cazul plăților fiscale, plata salariilor și altele care nu au o factură datorată naturii sale)
• comanda de cumparare, care este un alt format în care furnizorul este solicitat pentru bunurile sau produsele care sunt necesare. De exemplu, dacă o companie are nevoie de foi de hârtie, ea emite o comandă de cumpărare către furnizorul său de papetărie, solicitând o anumită cantitate de batoane sau pachete de foi.

Prin includerea acestor documente este mai ușor să se justifice cheltuielile și să se găsească informații utile în cazul oricărei erori în livrarea articolelor achiziționate sau a oricăror alte inconveniente ulterioare.

În plus, este convenabil să păstrați documentele aferente într-un singur pachet, ca o modalitate eficientă de a comanda fișierele contabile pentru a facilita consultări viitoare, precum și controlul corespunzător al acestora.

Mai jos este un exemplu de politică de cheltuieli sau politică de verificare, așa cum se mai numește și în unele cazuri:

Concepte înrudite

Câmpurile aflate sub rubricile "Concept of Payment" și "Received by" sunt completate cu informațiile corespunzătoare în conformitate cu fiecare dintre următoarele definiții:

1. cont

Acestea sunt coduri numerice care identifică tipul de mișcare și clasificarea acesteia. De exemplu, există conturi asociate cu vânzările, costurile de producție, băncile etc. Conturile sunt în general clasificate activ și pasive.

2. subcont

Acestea sunt conturi rupte, adică mai specifice și mai detaliate. Un exemplu ar fi:

Contul: 110 - Băncile

Subaccount 1: 110.1 - Banca X

Subaccount 2: 110.2 - Banca Y

3. nume

Se referă la numele contului ca atare în loc de codul său. În exemplul anterior, ar fi "bănci".

4. parte

Este suma detaliată corespunzătoare fiecăruia dintre subconturile incluse în poliță. Dacă există doar un subcont, nu va fi necesar să indicați această valoare.

5.  Trebuie și Haber

Fiecare cont este reprezentat în formă scrisă ca un "T", adică un tabel cu două coloane, în care numele contului și suma corespunzătoare acestuia sunt introduse într-o coloană sau într-o altă coloană (dreapta sau stânga).

Coloana din stânga este identificată ca "Trebuie", iar cea din dreapta este numită "Haber".

După cum sa arătat mai sus. Există conturi ale activelor și pasivelor.

Activele sunt, în principiu, activele companiei, ceea ce poate fi considerat proprietatea lor. Datoriile sunt datoriile.

Conturile de active cresc valoarea acestora cu sumele înscrise în coloana "Trebuie" și scad cu "Credit". Opoziția are loc în cazul conturilor de datorii.

6. total

Se mai numește și "Balanță". Este rezultatul scăderii valorii debitului minus creditul.

În ceea ce privește casetele "Efectuat de", "Revizuit de" și "Autorizat de", numele sau semnăturile persoanelor care intervin în emiterea și aprobarea politicii sunt plasate. Acest lucru poate varia în funcție de criteriile fiecărei companii.

Dulapurile "Auxiliar" și "Diario" indică numele persoanelor care au transmis informațiile cărților auxiliar și jurnal, care sunt alte tipuri de înregistrări care fac parte din întregul sistem contabil.

Numărul de politică este o modalitate de a identifica documentul astfel încât să fie legat de politicile anterioare, adică de numerele consecutive. Fiecare companie își poate crea propriul nomenclator cu privire la acest aspect.

În prezent, există sisteme computerizate de contabilitate care facilitează înregistrarea operațiunilor efectuate de companii.

Este important să se respecte cerințele stabilite de autoritățile fiscale ale fiecărei țări.

referințe

1. Care este datoria în contabilitate? Adus de la: reviso.com
2. Ce este creditul în contabilitate? Adus de la: reviso.com
3. Debit și credit. Recuperat din: economia.ws
4. Molina, V. (2002). Contabilitate pentru necontabilii. Mexic, edițiile fiscale ISEF
5. Ce este activ și pasiv Recuperat de la: meanings.com/activo-y-pasivo
6. Care sunt politicile contabile în domeniul contabilității electronice. Adus de la: clickbalance.com
7. Ce este un voucher? Adus de la: accountingtools.com
8. Care este diferența dintre o factură și un voucher? Adus de la: accountingtools.com