Cele 10 caracteristici ale celei mai importante scrisori oficiale

Scrisoarea oficială este o comunicare scrisă între două persoane care se cunosc sau nu, dar care au în orice caz o relație îndepărtată și respectuoasă, care le obligă să mențină un limbaj formal.

Cel care scrie scrisoarea este numit destinatar sau emitent; care îl primește este destinatarul sau destinatarul. Scrisoarea oficială este, de obicei, utilizată pentru comunicarea dintre companii, instituții de rang înalt și entități guvernamentale, printre altele.

De asemenea, este folosit pentru a participa la acordarea de premii internaționale, numiri publice sau recunoașteri.

În scrisorile formale, limbajul colocvial, familiaritatea, idiomii și tuteo-ul ar trebui lăsate în totalitate. Formulele de curtoazie universal acceptate trebuie să fie prezente și trebuie să respecte o structură predeterminată.

Prin sale foarte formale, scrisorile de acest tip trebuie să fie scrise de mână sau tipărite pe hârtie și trimise într-un plic sigilat la destinatar, deși este adevărat că, în epoca digitală de astăzi, structura comunicărilor oficiale scrisoare trimisă utilizate prin e-mail. Cu toate acestea, aceasta din urmă nu este cea mai comună și nici recomandabilă.

Cele 10 caracteristici principale ale scrisorilor formale

1 - Limba oficială

Limba oficială necesită utilizarea corectă a vocabularului și a gramaticii și ortografiei impecabile. Tratamentul trebuie să fie îndepărtat și respectuos.

Tratamentul expeditorului destinatarului trebuie să fie al tău; niciodată nu ar trebui să fie tutear, indiferent de vârsta sau domeniul destinatarului sau dacă acesta este sau nu este cunoscut de către expeditor.

Deși limba trebuie să fie respectuoasă, aceasta nu înseamnă că bunătatea și curtoazia ar trebui să fie lăsate la o parte.

2 - Intenția concretă

Nu este scrisă nicio scrisoare oficială fără o intenție precisă și un obiectiv definit. Cu acest tip de scrisoare este destinat să comunice ceva destinatarului sau să solicite informații pe care expeditorul are nevoie de ea.

În orice caz, se urmărește să impresioneze pozitiv beneficiarul și să îl predispună favorabil, astfel încât fluxul de comunicare să continue până când obiectivele expeditorului sunt îndeplinite. Informațiile furnizate ar trebui să fie cât mai clare și mai complete posibil.

3- Lungimea

Scrisoarea oficială este de obicei scurtă și specifică, îndreptându-se direct spre obiectiv, după salutările corespunzătoare și regulile de curtoazie.

Așa cum se întâmplă adesea în instituționale, corporative, guvern sau între doi oameni care nu au nici un câmp relație strânsă, nu are nici un sens bate în jurul cozii, divagare sau explica problemele care nu sunt centrale. În acest fel, scrisorile generale nu trebuie să depășească 2 pagini.

4- Antetul

Scrisoarea oficială trebuie să fie scrisă pe documentele oficiale ale entității sau ale persoanei care o scrie. Acesta se face de obicei pe foi de antet în care poate apărea doar numele instituției sau expeditorului, deși poate include și adresa acestuia.

După aceasta trebuie să apară data, precedată de locul (orașul) unde este scris.

Este mai elegant să scrii data fără abrevieri, adică luna scrise cu litere și anul cu patru cifre. Trebuie să fie aliniat la dreapta paginii.

5- Tratament și salut

Tratamentul trebuie să fie formal și trebuie să includă poziția, profesia sau domeniul destinatarului. De exemplu: președinte, doctor, profesor, general, etc., urmat sau nu de numele de familie. Evitați saluturile cu numele, prenumele sau poreclele.

Când destinatarul este un cuplu, ei trebuie tratați ca Domnul și Lady. Deputații și senatorii sunt tratați ca "onorabili" în unele țări, în altele pot fi "Domnul Illustrator".

La fel se întâmplă cu alte poziții guvernamentale sau titluri de nobilime, deci este important să cunoaștem protocolul fiecărei țări.

Dacă nu se cunoaște un anumit destinatar, pot fi utilizate formule impersonale, cum ar fi "Către cine se referă" sau pur și simplu "Stimate domnule" sau "Dragă doamnă".

Pentru salut, trebuie adăugată o regulă de curtoazie, cum ar fi "Dragă", "Respectat" etc. Formularul "Stimate domn" este, de asemenea, folosit ca un salut formal.

6 Corpul

Conținutul scrisorii ar trebui să înceapă, de asemenea, cu o regulă de curtoazie ca: „Prin aceasta ...“ „Eu scriu ...“, „Foarte respectuos, am scris la tine cu ocazia ...“, „Serviti acest lucru pentru ... "sau un protocol puțin mai puțin, cum ar fi" Mai întâi de toate, primiți un salut cordial ... ".

Scrisoarea ar trebui să aibă paragrafe scurte și bine structurate. Mesajul trebuie să fie precis, concret și univoc.

Dacă este o cerere, trebuie făcută direct; Dacă este o scrisoare informativă, ar trebui să meargă direct la subiect. Rețineți întotdeauna că destinatarul este o persoană ocupată care nu dorește să-și piardă timpul cu discursuri inutile sau dificil de înțeles.

- Adio

Adio pentru a rotunji ideea centrală a scrisorii, consolida obiectivul și să promoveze o acțiune pe care expeditorul se așteaptă ca destinatarul ( „Eu rămân în așteptare pentru răspunsul lor“, „Sper că informația este de ajutor“ etc.).

Cea mai frecventă închidere pentru scrisori formale este „sinceritate“ sau „stimă“, preferând aceste forme la mai multe colocviale, cum ar fi „respect“, „Salutări“, „Îmbrățișări“, etc.

După aceasta, trebuie să plasați semnătura imprimată (numele și prenumele, cu majuscule) și semnătura expeditorului. T

LSO ar trebui să includă poziția sau rangul care arată expeditorul, și anume „Dr.“, „Ing.“, „prof“ urmat de numele și pe o taxa de linie separată „Președinte al Comitetului de Evaluare“, „Ambasador al Republicii Argentina "," Secretar General "etc.

8- Alte date

În partea de jos a literei și apoi semnătura poate fi inclusă, dacă este necesar, explicând anexele sau numele persoanelor care primesc o copie a scrisorii (indicată de abrevierea „Cc“).

Mai jos și în cele din urmă, inițialele persoanei care a dictat scrisoarea, adică expeditorul însuși (cu majuscule) și cei care au transcris (cu litere mici), așa cum se arată pot fi incluse: ABC / def.

Fiind o scrisoare care sa gândit anterior, utilizarea postcripturilor în ea nu este recomandată.

9 - Plicul

Fiecare scrisoare oficială trebuie trimisă în interiorul unui plic, chiar dacă expeditorul și destinatarul se află în aceeași clădire (de exemplu, o comunicare între departamentele aceleiași instituții).

Plicul trebuie să aibă o dimensiune conform cu ceea ce va conține, astfel încât să nu devină prea voluminos. Scrisoarea ar trebui să fie pliată cât mai puțin posibil (de 2 până la 4 ori mai mult), deoarece o hârtie aproape intactă cu prea multe pliuri este mult mai elegantă.

Numele și datele destinatarului sunt întotdeauna plasate în partea din față a plicului și în centrul acestuia. Numele și datele expeditorului pot fi pe partea din spate și clapa plicului sau pe partea frontală, superioară și din stânga a plicului.

Cvadrantul din dreapta sus al plicului este rezervat întotdeauna pentru ștampile sau ștampile.

Trebuie închis cu atenție, dar ferm pentru a garanta inviolabilitatea conținutului. În unele cazuri, foarte ceremonial sau elegant, poate fi sigilat cu o ceară de etanșare.

10- Răspunsul

Fiecare scrisoare formală trebuie să aibă un răspuns. Trebuie să fie prompt, concis și să păstreze aceeași schiță a scrisorii oficiale primite.

O scrisoare formală fără răspuns este considerată un act lipsit de respect și lipsă de respect din partea beneficiarului, care poate determina efectul total opus obiectivului inițial urmărit.

referințe

1. O scrisoare oficială Adus de la es.wikipedia.org
2. 10 Caracteristicile unei scrisori oficiale și informale. Recuperat din caracter.co
3. Scrisoarea și elementele acesteia. Recuperat de la portaleducativo.net
4. Caracteristicile unei scrisori oficiale. Recuperat de la clubensayos.com
5. Caracteristica și funcția literelor formale. Recuperat de la estudiaraprender.com