Sistem de inventar perpetuu, avantaje

sistem de inventare perpetue este o metodă de inventariere care înregistrează imediat vânzarea sau achiziționarea de inventar prin utilizarea sistemelor computerizate și a software-ului de administrare a activelor pentru întreprinderi.

Acesta prezintă o imagine destul de detaliată a modificărilor din inventar cu rapoarte imediate privind cantitatea stocurilor stocate și reflectă cu acuratețe nivelul bunurilor disponibile.

Inventarul permanent este metoda preferată de urmărire a inventarului, deoarece poate genera în mod continuu rezultate rezonabile în mod rezonabil, dacă este gestionat corespunzător.

Ca o companie, având mai mult inventar de ceea ce este necesar este costisitor și poate genera deșeuri. Pe de altă parte, având foarte puține mijloace să riscați să dezamăgiți clienții și să pierdeți veniturile din vânzări cu concurenții dvs.

Dat fiind că software-ul de inventar perpetual este întotdeauna actualizat, acesta are o vizibilitate instantanee a nivelului stocurilor, permițându-i să răspundă mai repede la modificările cererii.

Cum funcționează procedura?

Cu sistemul de inventar perpetuu, o companie actualizează în permanență înregistrările inventarului, contabilizând adăugările și scăderile pentru activități cum ar fi:

- Articole de inventar achiziționate.

- Mărfurile vândute din stoc.

- Materiale luate din inventar pentru a fi utilizate în producție.

- articolele aruncate.

Sistemul funcționează perfect atunci când este cuplat cu o bază de date computerizată, actualizată în timp real de către personalul din depozit prin intermediul scannerelor de coduri de bare sau de către vânzătorii care utilizează terminalele punctelor de vânzare.

Inventar periodic versus inventar perpetuu

În mod tradițional, dacă doriți să știți câte obiecte au fost disponibile în depozit, a trebuit să efectuați un număr fizic și să îl reconciliați cu sisteme manuale sau automate bazate pe loturi.

Companiile au reprezentat fizic stocurile la sfârșitul unei perioade date, iar cifrele inventarului au fost actualizate la acel moment. Acesta este cunoscut ca un sistem periodic de inventar, deoarece informația este actualizată periodic.

Sistemul inventar perpetuu utilizează software-ul de gestionare a inventarului și procesele care permit actualizarea în timp real a mișcării inventarului.

Angajații folosesc scanere pentru coduri de bare pentru a înregistra vânzările, achizițiile sau returnările în momentul în care apar.

Această informație este trimisă la o bază de date actualizată în mod continuu pentru a înregistra fiecare schimbare. Actualizarea permanentă a inventarului este ceea ce îi conferă sistemului numele și îl diferențiază de abordarea periodică.

Conturi de inventar perpetuu

În acest sistem, nu este necesar să mențineți un cont de cumpărare deoarece contul de inventar este încărcat direct cu fiecare achiziție de mărfuri.

Conturile care trebuie postate în acest sistem sunt:

- Când mărfurile sunt cumpărate pentru a fi stocate în inventar:

- Când se generează cheltuieli, cum ar fi transportul de mărfuri, asigurarea etc., adăugate la costul mărfii:

- În cazul în care mărfurile sunt returnate furnizorului:

- Când mărfurile sunt vândute:

- În cazul în care mărfurile sunt returnate de clienți:

- Când se constată o diferență între valoarea contului de inventar și numărul fizic:

beneficiu

Acesta permite o înlocuire precisă

Modificările stocurilor sunt înregistrate în timp real, când se cumpără și se vând inventar. Aceasta vă permite să produceți rapoarte care identifică imediat articolele de inventar care se epuizează.

Descoperiți declinul și furtul

Într-un sistem periodic de inventariere, la sfârșitul perioadei, inventarul este ajustat, validând numărul inventarului fizic. Aceasta ascunde orice furt, contracție sau chiar erori în contor, atunci când această ajustare este transferată în contul de cost al mărfii vândute.

Un sistem perpetuu va compara valoarea inventarului în sistem cu numărul de sfârșit de perioadă și vă va permite să investigați orice discrepanțe.

Produce situații financiare intermediare mai exacte

Întrucât în ​​sistemul de inventariere periodică valorile inventarului nu sunt modificate în perioada respectivă, atât contul de inventar din bilanț, cât și contul de cost al mărfurilor vândute în contul de profit și pierdere sunt incorecte pe parcursul perioadei. perioadă.

Un sistem perpetuu menține acele sume corecte și oferă un set mai precis de situații financiare pe parcursul perioadei.

Gestionarea mai strictă a nivelurilor de inventar

Nivelurile inventarului sunt întotdeauna corecte și sunt accesate online în orice moment. Puteți calcula corect rata de cifră de afaceri pentru a vedea dacă vânzările încetinesc sau dacă produsele nu mai sunt vândute rapid.

Integrarea cu alte sisteme comerciale

Informațiile în timp real privind inventarul sunt vitale pentru echipele financiare și contabile. Integrarea sistemului de inventariere cu sistemele financiare contribuie la garantarea unor rapoarte precise privind taxele și reglementările.

Vânzătorii pot oferi o experiență mai bună a clienților, afectând în mod direct reputația acestora. Integrarea sa cu sistemele de marketing îi conferă echipei o imagine instantanee a ceea ce este vândut și ce nu este.

dezavantaje

Costul ridicat al implementării

Pentru a utiliza sistemul de inventar perpetuu, o companie trebuie să instaleze mai întâi echipamente și software specializate. Aceasta necesită o investiție inițială mare, multe resurse și timp pentru implementarea corectă a sistemului.

După instalarea echipamentului și a software-ului necesar, întreținerea și actualizările periodice vor continua să fie obligatorii, costând mai mult companiile.

Complexitate mai mare

Aceasta impune companiilor să ofere instruire fiecărui angajat datorită complexității sistemului.

Angajații vor avea nevoie de cursuri de instruire cu privire la modul de utilizare a software-ului special al companiei și, de asemenea, vor beneficia de instruire privind utilizarea echipamentelor speciale, cum ar fi scanerele.

Înregistrarea inventarului poate să nu reflecte inventarul real

Poate fi un dezavantaj faptul că tranzacțiile sunt înregistrate de îndată ce au loc, deoarece inventarul înregistrat poate să nu reflecte inventarul real în timp.

Acest lucru se datorează faptului că, într-un sistem de inventar perpetuu, numărul inventarelor fizice nu este utilizat frecvent.

Cu un număr mai mare de persoane care intră în tranzacții în sistem, compania își asumă un risc mai mare de a face greșeli din cauza erorii umane.

Mai mult timp de consum

Cu sistemul periodic de inventariere, companiile alocă timp pentru a înregistra inventare.

Acestea pot fi înregistrate săptămânal, lunar sau chiar anual. Acest lucru face ca sistemul de inventar periodic să consume mai puțin timp decât sistemul de inventar perpetuu.

Cu sistemul perpetuu, fiecare tranzacție trebuie înregistrată imediat. Auditorii ar trebui să revadă tranzacțiile pentru a se asigura că acestea sunt corecte, iar inventarele fizice trebuie încă efectuate pentru a găsi discrepanțe în cifre.

referințe

1. Steven Bragg (2017). Sistem de inventar perpetuu. Contabilitate CPE Cursuri & Cărți. Luat de la: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Inventar perpetuu. Luat de la: investopedia.com.
3. Contabilitate pentru management (2017). Sistem de inventar perpetuu. Luat de la: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). De ce să folosiți un sistem permanent de inventar? Luat de la: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). Avantajele sistemului permanent de inventariere. Small Business - Chron.com. Luat de la: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). Dezavantajele sistemului inventar continuu. Small Business - Chron.com. Luat de la: smallbusiness.chron.com.