Solicitarea tipurilor de cumpărare, modul în care se realizează, importanța și exemplele

Forma cererea de cumparare este documentul generat de un departament de utilizator sau de către personalul din depozit pentru a notifica departamentul de achiziții cu privire la elementele care trebuie comandate, cantitatea și termenul de livrare. Achiziționarea într-o companie începe cu compilarea cerințelor.

După ce au fost compilate, trebuie să informați departamentul de achiziții. Cererea de achiziție este documentul care va conține lista acestor cerințe. Pentru a preveni frauda, ​​managerii de departamente nu au de obicei permisiunea de a plasa comenzi direct la furnizori sau de a cumpăra în numele companiei.

În schimb, cel care pune de facto comenzi către furnizori externi este un departament diferit numit departamentul de achiziții. Managerii diferitelor departamente utilizează formularele de solicitare de cumpărare pentru a informa acest departament despre materialele care trebuie achiziționate.

Cererile de cumpărare și comenzile de achiziție sunt documente cheie în procesul de achiziționare a elementelor pe care compania le are pentru funcționarea lor, standardizând procesul de comandă intern și extern.

index

• 1 Tipuri
  • 1.1 Standard
  • 1.2 Subcontractarea
  • 1.3 Transportul
  • 1.4 Transferul inventarului
  • 1.5 Serviciul extern
• 2 Cum se face?
  • 2.1 Procesul de solicitare a achiziției
• 3 Importanță
  • 3.1 Începeți procesul de achiziționare
  • 3.2 Este un instrument de control
  • 3.3 Protejați afacerea
  • 3.4 Centralizarea procesului de achiziție
• 4 Exemple
  • 4.1 Exemplul 1
  • 4.2 Exemplul 2
• 5 Referințe

tip

Punctele cheie legate de solicitarea de cumpărare sunt următoarele:

- Este o solicitare adresată departamentului de achiziții să achiziționeze o anumită listă de materiale.

- Necesită aprobarea organizației de achiziție.

- este un document intern; adică rămâne în cadrul organizației.

Puteți crea o solicitare de cumpărare pentru următoarele tipuri de provizioane:

standard

Obținerea de materiale și materiale de la furnizori, atât pentru procesele de producție, cât și pentru articolele de birou consumabile și alte bunuri.

subcontractare

Pentru a furniza materii prime unui furnizor și apoi pentru a obține un produs finit.

consignație

Obținerea materialului stocat în instalațiile companiei și furnizorului este plătit pentru aceasta.

transmEficiența inventarului

Pentru a obține materiale dintr-un alt departament sau zonă care se află în cadrul aceleiași organizații.

Serviciul extern

Pentru a obține serviciile unui furnizor extern, cum ar fi efectuarea lucrărilor de întreținere a instalației.

Cum se face?

Componentele de bază care constituie o solicitare de cumpărare sunt:

- numărul de solicitare, care permite identificarea documentului. Trebuie să fie pre-imprimată.

- Departamentul solicitant.

- Data solicitării și data livrării solicitate.

- Numele persoanei care pregătește cererea și semnătura persoanei care a emis autorizația corespunzătoare.

- Articolele solicitate trebuie să fie descrise în detaliu, pentru a evita datele inexacte. Suma trebuie să fie exactă; Este foarte important să așezați unitatea necesară (kilograme, litri, unități etc.).

- Semnătura directorului departamentului de achiziții care aprobă sau nu aprobă achiziția.

- În cazul în care furnizorii au solicitat deja cotațiile, acestea trebuie să fie atașate solicitării.

Procesul de solicitare a achiziției

Procesul de solicitare a achiziției este utilizat de organizații pentru a efectua și urmări comenzile de aprovizionare. Acestea pot fi orice, de la materii prime până la mobilier de birou și multe altele.

Atunci când un manager de departament consideră că materialele se epuizează, completați formularul de solicitare, care include câmpurile indicate mai sus.

O solicitare de achiziție este formularul pe care un departament al companiei îl trimite departamentului de achiziții, care enumeră elementele pe care doriți să le solicitați de la un furnizor extern.

Acest proces permite utilizatorilor să trimită o comandă, să primească aprobarea de la supraveghetor și, cel mai important, să permită furnizorilor externi să trimită cotații de preț.

Atunci când managerul de cumpărare primește solicitarea de cumpărare în acest proces, el poate examina toate informațiile trimise de utilizatorul original. Managerul selectează pur și simplu dacă aprobarea este aprobată sau nu.

În cazul în care nu este aprobat, există o casetă pentru a pune în discuție decizia, iar departamentul solicitant va fi informat cu privire la această decizie. Cu toate acestea, în cazul în care managerul își dă aprobarea, următorul pas va fi să ceară oferte de la furnizori.

importanță

Porniți procesul de achiziție

Atât de des, departamentele unei companii vor avea nevoie de materiale; Cererea de achiziție inițiază procesul de achiziție. Departamentul de achiziții va acționa în conformitate cu puterea documentului.

Dacă există o problemă, documentul va servi ca dovadă că un departament a solicitat consumabilele o anumită comunicare.

Este un instrument de control

În cazul în care nu există controale adecvate, personalul poate fi implicat în fraudă, deoarece poate solicita materiale pentru uz personal.

Cu o cerere de cumpărare există măsuri stabilite pentru a garanta că nu se practică nicio fraudă. Cererea trebuie să treacă prin mai multe mâini pentru a se asigura acuratețea și necesitatea acesteia.

Protejați afacerea

Odată cu executarea ordinelor de rechiziție, se evită posibilitățile de fraudă. Activele companiei sunt, de asemenea, protejate.

Centralizarea procesului de achiziție

Atunci când o organizație cere ca toate solicitările să fie făcute centralizat prin departamentul de achiziții, este ușor să gestionați întregul proces.

Cumpărătorii beneficiază, de asemenea, de faptul că acum pot grupa achizițiile și pot profita de puterea de cumpărare a organizației pentru a negocia condiții mai bune.

Exemple

Exemplul 1

Nr. De solicitare: 00455

Data: 15 mai 2018

Numele solicitantului: Annaliese Corvo

Funcția: supraveghetor al instruirii

Departamentul: Formarea personalului

Motivul solicitării: Următoarele articole sunt necesare pentru a fi utilizate în cursul de formare "Asigurarea calității", care va fi dat în săptămâna 16 - 20 iulie 2018.

- 01 de marcatori de flipchart.

- 12 creioane.

- Flipchart 01 cu 20 de coli albe: 1 metru lățime x 1,5 metri lungime.

- 12 notebook-uri simple cu dimensiuni normale.

- 06 marcaje colorate pentru tablă.

- 12 cauciucuri pentru ștergere.

- 12 pixuri de cerneală albastră.

2 cotații primite de la furnizorii de papetărie sunt atașate.

Autorizat de: Alberto Moreno

Funcția: manager de resurse umane

Managementul resurselor umane

Exemplul 2

Departamentul de producție al Confecciones Tely, S.A. Trebuie să comandați materiale diferite și să completați formularul de solicitare. Acest formular notifică departamentului de achiziții că aceste consumabile sunt necesare.

Departamentul de achiziții poate aproba sau respinge cererile primite. Dacă este aprobată, va fi creată o comandă de cumpărare.

Comanda de cumpărare este trimisă furnizorului pentru a cumpăra produsele. Furnizorul produce și livrează produsele cu factură.

Departamentul de recepție primește produsele și transmite raportul de primire către departamentul contabil.

Dacă toate documentele sunt în conformitate, departamentul contabil emite aprobarea facturii către casier, indicând faptul că plata poate fi efectuată către furnizor.

referințe

1. Dicționar de afaceri (2018). Cerere de cumparare. Luat de la: businessdictionary.com.
2. Cursul de contabilitate (2018). Ce este o solicitare de cumpărare? Luat de la: myaccountingcourse.com.
3. Timpul pădurii. Diferența dintre o solicitare și o comandă de aprovizionare. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Ce este un solicitant de achiziție și de ce este important pentru afacerea dvs. Procurify. Luat de la: blog.procurify.com.
5. Tutoriale punct (2018). SAP MM - Cerere de cumparare. Luat de la: tutorialspoint.com.