Principiile de control al unei companii Principii și exemple principale



principiile de control a unei companii acestea sunt reglementările care impun existența procedurilor și proceselor stabilite în sistemele contabile pentru a ajuta managerii să supravegheze și să reglementeze activitățile afacerii, asigurându-se astfel că activele companiei sunt protejate.

Scopul principiilor de control este acela de a se asigura că sistemul contabil funcționează corect și că evenimentele de afaceri sunt înregistrate cu exactitate. Evident, managerii nu pot supraveghea toți angajații, deci există posibilitatea apariției unor erori sau a unei fraude.

Pentru a identifica și a stabili controale eficiente, managementul trebuie să evalueze continuu riscurile, să supravegheze punerea în aplicare a controlului și să modifice controalele, după caz.

Având o astfel de funcție esențială de afaceri, asigură o siguranță rezonabilă prin reducerea probabilității de eroare și protejarea activelor organizației. Datorită importanței lor, companiile trebuie să ia în considerare principiile fundamentale ale controlului.

index

  • Principiile principale ale controlului
    • 1.1 Mediul de control
    • 1.2 Activități de control
  • 2 Exemple
    • 2.1 Separarea sarcinilor
    • 2.2 Aprobări
    • 2.3 Rotația și vacanțele personalului
    • Audituri fizice
    • 2.5. Reconcilieri contabile periodice
    • 2.6 Comenzi automate
  • 3 Referințe

Principiile principale ale controlului

Mediul de control

Stilul de management și așteptările managerilor de nivel înalt, în special politicile lor de control, determină mediul de control.

Într-un mediu de control există supravegherea suplimentară a unui comitet de conducere, care asigură integritatea administrativă, valorile etice, o structură organizatorică bine definită și angajați competenți și fiabili, atribuind autoritate și responsabilități.

Activități de control

Acestea sunt politici și proceduri specifice pe care managementul le utilizează pentru a-și atinge obiectivele. Acestea includ următoarele:

Separarea sarcinilor

Aceasta impune ca diferite persoane să fie încredințate responsabilitatea de a îndeplini diferite sarcini în activități conexe, în special cele care implică autorizarea, custodia sau întreținerea înregistrărilor.

Obligând diferite persoane să facă aceste funcții, se creează un sistem de control echilibrat.

Aprobarea tranzacțiilor și a activităților

Asigură faptul că toate activitățile companiei respectă politicile și liniile directoare stabilite.

Solicitarea unor manageri de a aproba anumite tipuri de tranzacții adaugă un angajament suplimentar la evidențele contabile, demonstrând că tranzacțiile au fost analizate și aprobate de autoritatea corespunzătoare.

Standardizarea documentelor

Aceasta include crearea de facturi și alte documente ușor de utilizat și suficient de informative, utilizarea documentelor pre-numerotate și consecutive și pregătirea în timp util a documentelor.

Standardizarea facilitează revizuirea înregistrărilor vechi atunci când caută originea unor discrepanțe în sistem. Lipsa standardizării poate determina trecerea în revistă sau interpretarea greșită a unor elemente în această revizuire.

Controale fizice și de acces la active și înregistrări

Acestea sunt comenzi electronice sau mecanice (seifuri, carduri de identitate, garduri, case de marcat, camere video, încuietori) sau controale de calculator, legate de privilegiile de acces sau de procedurile de salvare și recuperare stabilite.

Tehnologia se poate obține de obicei în cazul în care oamenii nu pot, și poate fi la locul de muncă 24 de ore pe zi, fără a fi nevoie de o plată suplimentară.

Controlul accesului la un sistem contabil prin parole, încuietori și înregistrări de acces electronic păstrează utilizatorii neautorizați din sistem, precum și oferind o modalitate de a controla utilizarea sistemului pentru identificarea surselor de erori.

Comentarii independente

Companiile trebuie să-și revizuiască periodic sistemele de control. Acest lucru trebuie făcut de o persoană care nu a făcut nici o parte din lucrarea care urmează să fie verificată.

Aceste recenzii ajută la asigurarea fiabilității informațiilor contabile și a eficienței operațiunilor.

Alocarea responsabilităților

Compania trebuie să stabilească în mod clar responsabilități. Atribuirea unor responsabilități specifice oamenilor asigură înțelegerea funcției lor de a menține controlul.

Dacă orice responsabilitate este ignorată, un sistem eficient de control va clarifica cine nu îndeplinește o sarcină atribuită.

Exemple

Toate aceste controale îndeplinesc obiectivele principiului controlului. După ce au loc controalele, managerii nu trebuie să monitorizeze activitatea fiecărui angajat. Ei pot verifica periodic controalele pentru a vă asigura că funcționează corect și că vă concentrați asupra managementului afacerii.

Separarea sarcinilor

Este un control bun pentru a se asigura că funcțiile de evidență sunt separate de gestionarea efectivă a numerarului.

Din acest motiv, casierul este responsabil pentru colectarea de numerar de la clienți, cu posibilitatea de depunere în bancă, iar departamentul contabil este responsabil pentru înregistrarea acestor chitanțe și pentru reconcilierea bancară.

În acest fel, o singură persoană nu poate să ia banii clienților și să o abate, apoi să ascundă conturi frauduloase.

Dacă două persoane fac aceste activități, singura modalitate prin care frauda poate funcționa este dacă fiecare persoană este în complicitate cu cealaltă. Evident, doi colaboratori complici sunt mult mai puțin probabil decât să fure un singur angajat.

Promovări

Solicitarea unei aprobări pentru a putea efectua plăți de cheltuieli voluminoase poate împiedica angajații lipsiți de scrupule să facă mari tranzacții frauduloase cu fondurile companiei.

O listă oficială de prețuri servește ca aprobare personalului de vânzări să vândă aceste prețuri. În plus, este posibil să existe un control care să permită managerului de vânzări să autorizeze modificări rezonabile în lista de prețuri.

Rotația și vacanțele angajaților

Rotația obligatorie a angajaților sau perioada de vacanță sunt puse în aplicare pentru a detecta scheme frauduloase în cazul în care este necesar să aibă un sistem obișnuit de menținere a acesteia.

În cazul în care contabilul își schimbă responsabilitățile la fiecare două luni, o persoană nu poate executa în mod consecvent un sistem fals.

Audituri fizice

Auditurile fizice includ numărarea manuală a numerarului și a oricăror alte active fizice înregistrate în sistemul contabil, cum ar fi stocurile.

Contorul fizic poate dezvălui discrepanțe ascunse în bilanțurile conturilor prin ocolirea completă a înregistrărilor electronice. Numărarea numerarului la punctele de vânzare se poate face zilnic sau chiar de mai multe ori pe zi.

Proiectele mai mari, cum ar fi inventarul fizic, ar trebui să fie efectuate mai rar, probabil pe o bază anuală sau trimestrială.

Reconcilieri contabile periodice

Ele garantează că soldurile sistemului contabil coincid cu soldurile conturilor altor entități, cum ar fi băncile, furnizorii și clienții.

Diferențele constatate între aceste tipuri de conturi complementare pot dezvălui discrepanțe în conturile proprii sau că erorile provin din celelalte entități.

Controalele automate

Acestea sunt probabil cele mai comune controale interne, deoarece acestea nu numai că protejează compania, ci și că își sporesc eficiența.

Ceasurile automate sunt un exemplu bun. Angajații sunt verificați de aceste ceasuri atunci când sosesc și apoi sunt verificați la sfârșitul zilei.

Ceasul automatizat elimină posibilitatea ca angajații să trișeze cu orele de lucru.

referințe

  1. Cursul de contabilitate (2018). Care sunt principiile controlului intern? Luat de la: myaccountingcourse.com.
  2. Cursul de contabilitate (2018). Care este principiul de control? Luat de la: myaccountingcourse.com.
  3. Michelle Miley (2017). Care sunt cele șapte principii ale controlului intern?Bizfluent. Luat de la: bizfluent.com.
  4. TTUHSC (2017). Principiile de bază ale controlului intern. Luat de la: elpaso.ttuhsc.edu.
  5. CliffsNotes (2016). Controlul intern. Luat de la: cliffsnotes.com.
  6. Administrator (2015). 17 Principiile controlului intern. Avocatul etic. Luat de la: ethicaladvocate.com.
  7. David Ingram (2018). Care sunt cele șapte proceduri de control intern în contabilitate? Small Business-Chron. Luat de la: smallbusiness.chron.com.