Departamentul de achiziții Caracteristici, funcții și importanță

cumpărături este secția unei companii responsabile pentru toate activitățile de achiziție a materiilor prime, a pieselor de schimb, a serviciilor etc., conform cerințelor organizației. Acesta oferă un serviciu care este coloana vertebrală a multor organizații industriale, comerciale și militare.

Se asigură că bunurile necesare pentru operarea afacerii sunt comandate și păstrate în inventar. Acest departament se află în centrul managementului de succes al lanțului de aprovizionare și este responsabil pentru minimizarea costurilor produselor comandate, controlul nivelurilor de inventar și stabilirea unor relații puternice cu furnizorii.

Un departament de achiziții bun va cere calitatea de la furnizori și va urma comenzile de la început la recepție. Ajutați alte departamente să identifice nevoile, să gestioneze procesul de solicitare și să obțină prețuri competitive. De obicei, aceștia acționează ca controlori pentru a asigura conformitatea cu bugetele.

index

• 1 Caracteristici
  • 1.1 Acționați ca consilieri de încredere pentru conducerea superioară
  • 1.2 Promovarea inovării furnizorilor
  • 1.3 Furnizați cunoștințe despre datele furnizorilor cheie
  • 1.4 Gestionarea și regularizarea riscului lanțului de aprovizionare
  • 1.5 Promovarea personalului agil și a dezvoltării talentelor
• 2 Funcții
  • 2.1 Obținerea materialelor
  • 2.2 Evaluarea prețurilor
  • 2.3 Pre-aprobarea furnizorilor
  • 2.4 Ordine de urmărire
  • 2.5 Lucrări de birou
  • 2.6 Conformitatea cu politica
• 3 Importanță
  • 3.1 Obțineți costuri mai mici
  • 3.2 Prevenirea insuficienței materialelor
  • 3.3 Îmbunătățirea calității
  • 3.4 Administrarea relațiilor
  • 3.5 Căutarea inovării
• 4 Referințe

caracteristici

Acționează ca consilieri de încredere în conducerea superioară

Departamentul de achiziții este implicat în planificarea corporativă și bugetul la un nivel înalt. Acest lucru face posibilă proiectarea costurilor de inginerie inversă și explorarea alternativelor care sunt potențial mai puțin costisitoare și / sau de calitate superioară.

Activați inovația de la furnizori

Mai mult decât solicitând cel mai mic preț, departamentul de achiziții lucrează cu furnizorii pentru a reduce costul suport al produselor și serviciilor lor.

Ei sunt implicați intim cu "ciclul de viață al inovației", de la ideea inițială la fabricație și îmbunătățire continuă.

Oferiți cunoștințe despre datele furnizorilor cheie

Companiile pot folosi aceste informații pentru a crea analize predictive, oferind o perspectivă mai profundă asupra piețelor.

Gestionați și reduceți riscul lanțului de aprovizionare

Crizele economice au învățat valoarea de a fi vigilenți cu privire la stabilitatea furnizorilor. Departamentul de achiziții are o viziune mult mai clară asupra acelei zone decât orice altă parte a organizației.

Promovarea unui personal agil și a dezvoltării talentelor

Este necesar să traversați granițele funcționale și geografice pentru a găsi candidații potriviți departamentului de achiziții.

În unele cazuri, răspunsul constă în externalizarea sau utilizarea organizațiilor de servicii partajate.

funcții

Obținerea materialelor

Pentru o companie de producție aceasta ar putea include materii prime, dar ar putea include, de asemenea, unelte, mașini sau chiar consumabile de birou necesare pentru echipa de vânzări și secretari.

Într-o afacere cu amănuntul, departamentul de achiziții trebuie să se asigure că există întotdeauna suficiente produse pe rafturi sau în magazine pentru a păstra magazinul bine furnizat.

Este deosebit de important să păstrați depozitul de inventar la un nivel rezonabil. Investirea excesului de sume mari de bani în inventar ar putea genera probleme de stoc și lipsa de capital pentru alte tipuri de cheltuieli, cum ar fi cercetarea și dezvoltarea sau publicitatea.

Evaluați prețurile

Un departament de achiziții este responsabil pentru evaluarea continuă a faptului dacă primești materialele la cel mai bun preț posibil, pentru a maximiza profitabilitatea.

Trebuie să comparați prețurile, pentru a găsi cei mai buni furnizori cu cele mai bune prețuri pentru comenzile de dimensiunea specifică a companiei.

Departamentul de achiziții poate să comunice cu furnizori alternativi, să negocieze prețuri mai bune pentru comenzi cu volum mai mare sau să găsească posibilitatea de a obține produse cu un preț mai mic de la alte surse variate.

Pre-aprobarea furnizorilor

Departamentul de achiziții evaluează furnizorii în ceea ce privește prețul, calitatea, opiniile clienților și timpul necesar pentru a finaliza comenzile, producând o listă de furnizori aprobați.

Urmăriți ordinele

Comenzile sunt documentate cu formulare de comandă de cumpărare. Acestea specifică informații importante despre materialele comandate, precum și despre cantitatea solicitată.

Aceste formulare sunt utilizate pentru a se asigura că produsele comandate sunt primite și pentru a urmări timpul necesar pentru finalizarea comenzilor.

Lucrări de birou

Departamentul de achiziții gestionează toată documentația referitoare la cumpărarea și livrarea materialelor.

Aceasta înseamnă o colaborare strânsă cu departamentul contabil, pentru a vă asigura că există suficienți bani pentru a cumpăra elementele, fluxurile de trezorerie și că toate plățile se efectuează la timp.

Respectarea politicilor

Înainte de efectuarea unei achiziții, departamentul de achiziții trebuie să se asigure că îndeplinește formalitățile necesare pentru achiziționarea și aprobarea bugetului și trebuie să se asigure că materialele sunt achiziționate în conformitate cu politica generală a organizației.

importanță

Obțineți costuri mai mici

Departamentul de achiziții joacă un rol important în maximizarea profiturilor din afaceri. Comparați prețurile și negociați cu furnizorii, astfel încât compania să obțină cel mai bun preț posibil pentru produsele necesare.

De asemenea, poate oferi economii, profitând de garanțiile și reducerile pe care le uită de obicei cei care nu sunt specialiști.

Aceasta ajută la salvarea, oferind o mai mare transparență în detrimentul companiei. Acest lucru va permite negocierea unor contracte mai bune și eliberarea fluxului de numerar.

Preveniți insuficiența materialelor

Departamentul de achiziții trebuie să identifice care produse sunt esențiale pentru companie și să ia măsurile adecvate pentru a-și proteja lanțul de aprovizionare.

Pentru a se asigura că materialele insuficiente nu afectează productivitatea, departamentul de achiziții utilizează tehnici cum ar fi sursele multiple.

Utilizarea mai multor surse înseamnă utilizarea mai multor furnizori care oferă aceleași produse. Dacă există o problemă cu un furnizor, comenzile pot fi majorate la altul pentru a compensa eșecul.

Îmbunătățiți calitatea

Departamentul de achiziții contribuie la îmbunătățirea calității prin stabilirea obiectivelor de performanță. Apoi urmărește performanța reală împotriva acestor obiective.

Este esențial să se măsoare caracteristicile de calitate utilizând indicatori pentru atribute, cum ar fi durabilitatea, aspectul produsului sau oportunitatea livrării.

Lucrăm îndeaproape cu furnizorii pentru a-și dezvolta procesele și pentru a le ajuta să îmbunătățească calitatea.

Gestionați relațiile

Provocarea departamentului de achiziții este de a face furnizorul interesat să colaboreze cu compania. Faceți furnizorul să investească într-o relație pe termen lung.

Departamentul trebuie, de asemenea, să gestioneze relațiile în cadrul companiei. Trebuie să lucrați cu părțile interesate interne, cum ar fi marketingul, finanțele, logistica și distribuția, pentru a vă asigura că toate sunt aliniate.

Căutați inovația

Deoarece departamentul de achiziții este întotdeauna în contact cu o varietate de întreprinderi externe, este într-o poziție ideală pentru a achiziționa produse inovatoare care pot oferi un avantaj competitiv afacerii în ceea ce privește prețul, calitatea sau comoditatea.

referințe

1. Scrierea lui Alexis (2018). Care sunt funcțiile unui departament de achiziții dintr-o organizație? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, enciclopedia gratuită (2018). Gestiunea aprovizionării. Luată de la: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Rolurile unui departament de aprovizionare în afaceri. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 moduri în care departamentul de achiziții vă poate îmbunătăți afacerea. Luate de la: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Cele cinci trăsături ale organizațiilor de achiziții de "clasă mondială". Forbes. Luat de la: forbes.com.