Cele 7 funcții ale unui secretar cel mai înalt

Printre principalele funcțiile unui secretarAcestea includ gestionarea agendei, servirea publicului și gestionarea informațiilor confidențiale. Este persoana responsabilă pentru îndeplinirea sarcinilor de asistență administrativă într-un birou.

Această taxă poate fi exercitată de către un bărbat sau o femeie, deși cea mai comună este că este o femeie care o exercită.

Aceștia sunt de obicei responsabili de problemele confidențiale ale persoanelor cu o anumită ierarhie în cadrul companiei, cum ar fi directorii, managerii, președinții, printre altele. Asta devine dreapta a executivului pentru care lucrează.

Dacă compania este mică, cel mai mare volum de lucru al secretarului se referă la sarcinile de bază ale biroului.

Unele țări din lume dedică o zi specială în acest an, pentru a le mulțumi și pentru a sărbători munca lor. De exemplu, în Columbia, Peru și Mexic, ziua secretarului este 26 aprilie, în timp ce în Venezuela este 30 septembrie.

Cele 7 funcții principale ale unui secretar

Funcția unui secretar este de a oferi sprijin și colaborare șefului ei pentru ca ea să se poată conforma pe deplin rolului ei în cadrul organizației, fără întârzieri sau distragere a atenției.

Deși natura societății afectează tipul de muncă solicitat de un secretar, se poate spune că principalele sale funcții sunt:

1 - Gestionarea agendei

Este responsabilitatea secretarului să țină la curent ordinea de zi a persoanei pentru care lucrează. Acolo ar trebui să reflectați toată munca dvs. și, uneori, angajamente personale.

De asemenea, trebuie să țineți evidența datelor tuturor persoanelor și instituțiilor cu care angajatorul dvs. trebuie să facă referire.

Ordinea de zi a unui secretar servește, de obicei, ca un jurnal operațional al executivului pentru care lucrează.

2- Atentie la public

Atenția acordată publicului este una dintre cele mai importante sarcini pe care trebuie să le îndeplinească secretarul. Trebuie să răspundeți la apeluri și să înregistrați motivele pentru acestea, precum și toate datele care vă vor permite angajatorului să vă urmați.

De asemenea, este persoana care primește vizitatori în birou. De aceea, este important ca secretarul să mențină o imagine în concordanță cu imaginea corporativă a locului de muncă.

Rolul său nu este numai de a saluta și de a face așteptarea plăcută pentru vizitatori, dar și de a da primele instrucțiuni și îndrumări despre cultura organizațională și procesele interne ale companiei.

Gestionarea documentelor

Pe lângă faptul că sunteți persoana care primește și gestionează corespondența șefului dvs., un secretar scrie, citește, răspunde și arhivează majoritatea scrisorilor, notificărilor, memorărilor și e-mailurilor angajatorului dvs.

În acest scop, este recomandabil să gestionați anumite aplicații software-ul care îi permit să pregătească astfel de documente cu mai multă viteză și agilitate.

Specificul acestor competențe depinde de tipul de muncă necesar în zona în care lucrează.

Secretarul gestionează baza de date de contact a sefului său și depune corespondența scrisă, precum și minutele de adunare și alte documente de interes în cadrul biroului.

Este secretarul care, în mod obișnuit, ia notă de chestiunile abordate în cadrul unor reuniuni importante.

4- Manipularea informațiilor sensibile (interne și externe)

Printre funcțiile care disting o figură bun secretar în mod corespunzător și eficient manipulează toate informațiile care sunt extrem de importante pentru funcționarea companiei sau a instituției în care lucrați.

De exemplu, trebuie să aveți controlul asupra documentelor juridice care pot fi solicitate de instanțele guvernamentale în orice moment.

De asemenea, puteți accesa informații despre mediul înconjurător sau despre oricare dintre actorii legați de companie. Aceste informații trebuie gestionate în mod discret, eficient și în timp util.

5- Organizarea biroului

Secretarul trebuie să opereze și să mențină în funcțiune echipamentele și mobilierul biroului: telefoane, fotocopiatoare, imprimante, proiectoare, mobilier, dulapuri de depozitare, printre altele.

El este cel care prelucrează inventarul bunurilor și echipamentelor de birou. De asemenea, păstrează sistemele de fișiere fizice și electronice în ordine, astfel încât informațiile să fie disponibile imediat când este necesar.

Secretarul trebuie să aibă un spațiu de lucru curat și organizat, deoarece acesta este de obicei unul dintre primele lucruri pe care oamenii din afara companiei le văd când intră în instalațiile lor.

6- Pregatirea prezentarilor

În mod normal, un executiv trebuie să prezinte rapoartele sale sub forma unor prezentări care rezumă și ierarhizează informațiile. Pentru această sarcină îi cere de obicei secretarului său pentru ajutor.

Persoana care se află în secretariat trebuie să se asigure că informațiile care apar acolo conțin corect datele pe care șeful dvs. dorește să le împărtășească.

De asemenea, trebuie să știți că este o prezentare fără erori de ortografie și care este în concordanță cu identitatea grafică a companiei.

7- Supravegherea administrativă

Este, de asemenea, responsabilitatea unui secretar să fie conștient de respectarea politicilor și procedurilor necesare pentru a avea grijă de bunurile companiei sau instituției în care lucrează.

În conformitate cu nivelul ierarhic al șefului dvs., secretarul poate valida corectitudinea datelor care reflectă detaliile operațiunilor bugetare.

Un secretar trebuie să se ocupe de controlul de gestiune și de gestionarea adecvată a resurselor în cadrul biroului.

Secretarul virtual

Odată cu creșterea numărului de locuri de muncă online, cifra secretarilor apare on-line sau asistenți virtuali.

Acești secretari fac majoritatea sarcinilor descrise mai sus, dar de la distanță. În aceste cazuri, secretarii își percep serviciile la oră sau la proiect.

referințe

1. Cultura Money (2015). Cele 4 funcții principale ale secretarului. Adus de la: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Lista funcțiilor unui secretar. Adus de la: work.chron.com
3. Pymex (2016). Funcțiile și responsabilitățile secretarului administrativ. Adus de la: pymex.pe
4. Voluntar acum (s / f). Care este rolul secretarului? Adus de la: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Care sunt funcțiile unui secretar ca asistent al unui manager? Adus de la: pyme.lavoztx.com