Care este ciclul de viață al documentelor?

ciclul de viață al documentelor constă dintr-o succesiune de etape prin care un fișier trece prin toată durata de viață utilă. Aceste faze, de la crearea unui document, prin toate utilizările și modificările acestuia, până la momentul distrugerii sau al depunerii definitive.

Conceptul de ciclu de viață al documentelor a fost creat în Statele Unite după cel de-al doilea război mondial. Acest lucru sa datorat necesității de a găsi o modalitate adecvată de a gestiona un număr mare de fișiere acumulate.

Fiecare disciplină abordează ciclul de viață al documentelor într-un mod diferit, ținând cont de abordarea acestora și de natura dosarului.

De exemplu, ciclul de viață al unui document legal poate avea etape diferite de cele ale unui document academic.

În fiecare caz, considerațiile privind durata de păstrare a unui document, modul în care ar trebui să fie păstrat sau ce ar trebui să fie folosit în mod corect. În mod similar, există și abordări diferite ale etapelor ciclului de viață.

De exemplu, pot exista documente fără valoare pentru o companie sau pentru o entitate guvernamentală din cauza vârstei sale. Cu toate acestea, aceleași arhive pot avea o valoare istorică ridicată pentru un muzeu.

O altă diferență fundamentală este cea dintre documentele analogice și cele digitale. Deși importanța constă în conținutul documentelor, existența dosarelor digitale implică particularități în manevrarea lor și în etapele ciclului lor de viață.

Cele trei varste de documente

În 1972, istoricul Carlos Wyffels a propus teoria celor Trei Veacuri. Conform acestui fapt, documentele sunt obiecte care au un proces vital prin care se transformă folosirea lor.

În general, documentele sunt folosite intens imediat după crearea lor și pentru o anumită perioadă de timp.

Cu toate acestea, în timp, această utilizare este redusă până în momentul în care se oprește complet, fie pentru că sunt arhivate sau distruse.

Potrivit Wyffels, acest ciclu prin care trec toate documentele este împărțit în trei vîrste: vârsta administrativă sau activă, vârsta intermediară sau semi-activă și vârsta inactivă sau istorică.

Vârsta administrativă sau activă

Se referă la perioada activă a unui document. Începe în momentul creării sale și trece prin diferite stadii în care este consultată, transferată și împărtășită frecvent.

De exemplu, vârsta administrativă a unui bilet de serviciu public începe când este generată. Apoi, ea continuă să se miște în timpul unei perioade limitate: în timp ce un poștaș îl livrează sau este trimis prin poșta electronică, atunci când este consultat și când este plătit.

Vârsta intermediară sau semi-activă

Este perioada în care documentul a pierdut utilitatea pentru care a fost creat. Prin urmare, nu are o utilizare activă ca în epoca administrativă. Totuși, este păstrat și poate fi consultat rar.

De exemplu, vârsta intermediară a unui bilet de serviciu începe atunci când, după plată, este depusă într-un dosar. Este foarte probabil ca aceasta să nu mai fie consultată niciodată, dar rămâne arhivată în caz de îngrijorare.

Durata de viață semiactivă a documentelor poate fi variabilă în funcție de tipul de document și de context. Un document legal, de exemplu, poate avea o viață mai activă decât un bilet de serviciu public.

Vârsta inactivă sau vârsta istorică

Se referă la perioada finală a arhivelor. Cu toate acestea, nu toate fișierele au aceeași destinație. În funcție de natura lor, ele pot fi transformate în istorie sau distruse.

Arhivele istorice sunt cele care au o valoare culturală sau de cercetare. Prin urmare, în această etapă, se caută metode de conservare pentru a le conserva cât mai complet posibil.

Etapele ciclului de viață al documentelor

Teoria celor trei vârste stabilește într-un mod general etapele fundamentale prin care trec toate documentele.

Cu toate acestea, există și alte etape mai specifice care definesc utilitatea și manipularea documentelor.

Etapele prin care trece un document depind de valoarea, de utilizarea și contextul său. Conform acestor caracteristici, se determină care sunt fazele care trebuie să treacă și care sunt dispozițiile tehnice și administrative pentru fiecare dintre ele.

Acestea sunt câteva din principalele etape prin care trece un document în timpul vieții sale utile:

1-Creation: constă în crearea documentului, fie în format tipărit sau digital.

2-Depozitare: în funcție de formatul în care a fost creat documentul, acesta este stocat fizic sau digital. În unele cazuri, etapa de digitizare este de asemenea luată în considerare atunci când face parte din proces.

3-Categorizare: se referă la organizarea, clasificarea sau indexarea documentelor în funcție de parametrii stabiliți în fiecare context.

4-Transfer: se referă la trimiterea și / sau livrarea unui document în funcție de caracteristicile acestuia. În realitate, acest lucru se poate referi la o livrare prin poștă fizică sau într-un transfer de e-mail, după caz.

5 Distribuție: această etapă se referă la documente care sunt de uz public sau au nevoie, prin urmare, după ce au fost create, trebuie să fie dezvăluite unui anumit grup de persoane.

6 - Utilizare în colaborare: În prezent, fișierele pot fi aranjate pentru utilizare și ediție partajată. Această etapă are aspectul recent și este considerată exclusiv pentru documentele digitale.

7-Query: se referă la acea etapă în care documentele sunt aranjate cu intenția de a fi consultate. În timpul acestui proces, prevederile privind securitatea și / sau accesibilitatea sunt foarte importante, în funcție de publicul care se așteaptă să acceseze informațiile.

8 - Depunerea sau distrugerea: Aceasta este etapa finală a ciclului de viață al tuturor documentelor. Aceasta corespunde momentului în care se decide dacă are o valoare istorică suficientă pentru a fi conservată sau, dimpotrivă, ea este distrusă.

mijloace

1. Colegiul Darmouth. (S.F.). Ciclul de viață al documentelor: definiții, tehnologii suport și aplicații. Adus de la: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Ciclul de viață al documentelor: Teoria celor 3 vârste. Adus de la: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Ce este un ciclu de viață al gestionării electronice a documentelor? Adus de la: documentmedia.com
4. Rouse, M. (S.F.). Ciclul de viață al documentelor. Adus de la: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Ciclul de viață al documentelor - Sistemul arhivic spaniol. Recuperat de la: normadat.es.