Caracteristicile protocolului de afaceri, pentru ce este vorba, exemple

protocol de afaceri este un set de norme sociale și formale adoptate de o companie pentru împlinirea ei. Funcția sa este de a stabili reguli de conduită și limite care să guverneze acțiunile tuturor membrilor societății.

Acest organism normativ, inclus în mod normal într-un manual sau document, reglementează în general comportamentul intern și extern al companiei. Este un cod de conduită stabilit în cultura organizațională a companiei.

Protocolul de afaceri stabilește regulile de coexistență între diferitele niveluri de activitate ale companiei și criteriile de comunicare care trebuie să prevaleze în afara acesteia.

Protocoalele de afaceri respectă regulile și pașii care trebuie urmați pentru planificarea, dezvoltarea și controlul acțiunilor întreprinse de o companie. Aceste reguli pot include reguli stabilite de stat.

Un exemplu de protocol de afaceri este modul în care un secretar răspunde la un apel telefonic în mod cordial. De asemenea, tratamentul respectuos al șoferului unei companii de transport în timp ce ia un pasager către aeroport.

index

• 1 Caracteristicile protocolului de afaceri
• 2 Pentru ce este un protocol de afaceri?
  • 2.1 stabilește reguli de conduită
  • 2.2 Ghid pentru activități sociale
  • 2.3 Stabilirea imaginii corporative
  • 2.4 Creați cultura companiei
• 3 Exemple de protocol de afaceri
  • 3.1 Protocol în apel telefonic
  • 3.2 Protocol în prezentare, salut și rămas bun
  • 3.3 Protocolul de imbracaminte
• 4 Referințe

Caracteristicile protocolului de afaceri

Înainte de a cita caracteristicile protocolului de afaceri, originea termenului trebuie indicată în mod clar pentru a defini mai bine conținutul acestuia.

Protocolul provine din limba latină "Protos", A cărui semnificație este" ceea ce se întâmplă înainte de ceva "și"Kollos"Ceea ce se referă la acțiunea de a adera sau de a lipi ceva.

Dicționarul Academiei Regale a limbii spaniole, într-unul din sensurile sale, îl definește ca pe un "set de reguli stabilite prin normă sau obiceiul pentru ceremonii și acte oficiale sau solemne ".

Un protocol este o descriere a standardelor de comportament care trebuie urmate într-o companie sau instituție. Descrie instrucțiunile și procedurile de comportament pentru a efectua o acțiune sau într-o anumită situație.

Protocolul de afaceri trebuie să transmită clienților esența companiei, motiv pentru care face parte din filozofia și imaginea sa. Există diferite tipuri de protocol: afaceri, religioase, oficiale, sportive, sociale etc.

Caracteristicile unui bun protocol de afaceri sunt

1- Nu este reglementată prin lege, dar este strict impusă în interiorul companiei de membrii săi.

2 - Este practic, deoarece reglementează situațiile obișnuite care apar în companie. În acest fel este evitată faptul că este un document banal fără respectarea muncii.

3. Este accesibil pentru toți membrii organizației, deoarece stabilește orientări de comportament pentru fiecare situație de lucru.

- Ea de înțeles, deoarece trebuie să fie scrisă în limbaj clar, astfel încât toți angajații companiei să se asimileze și să respecte fără scuză.

5 - Este flexibil, în principiu, deoarece regulile stabilite trebuie adaptate fiecărei situații a companiei, chiar și în perioadele de criză. Dar și pentru că ele pot varia în timp și se pot adapta schimbărilor.

Care este protocolul de afaceri pentru?

Stabiliți reguli de conduită

Stabilirea liniilor directoare de comportament în cadrul unei companii într-un manual al protocolului servește la reglarea comportamentului membrilor săi și la crearea culturii organizaționale.

Fără un protocol, relațiile de muncă și comunicarea dintre companie și clienți ar fi haos total. Nu ar fi respectat ierarhiile și absența unui cod de comportament ar avea ca rezultat o lipsă de respect constant și o confruntare internă.

Ordinea ierarhică fără un protocol de afaceri nu a putut fi îndeplinită, modificând structura organizațională a companiei.

Ghid pentru activități sociale

Din punct de vedere al etichetei, protocolul este necesar și pentru organizarea și realizarea activităților sociale care sunt relevante pentru companie.

Protocolul ajută la consolidarea prestigiului companiei în rândul angajaților și al asociaților săi: clienți, acționari, furnizori, autorități etc.

Stabiliți imaginea corporativă

Face parte din imaginea corporativa a companiei, deoarece ghideaza si directioneaza actiunile pozitive ale membrilor companiei. Imaginea unei companii nu depinde numai de produs sau serviciu în sine ce împrumută; ci a tuturor elementelor care se învârt în jurul lor.

Protocolul este util și necesar pentru companii, deoarece contribuie la îmbunătățirea relațiilor umane și întărește imaginea corporativă. Când se extinde în toate domeniile organizației, aceasta ajută la realizarea unui mediu de lucru sănătos și armonios.

Creați cultura companiei

De asemenea, creează o cultură a afacerilor și a muncii prin educarea lucrătorilor și a managerilor cu privire la necesitatea integrării și a colaborării cu obiectivele organizaționale. De asemenea, ajută la îndrumarea relațiilor dintre reprezentanții companiei și asociații și clienții acestora.

Exemple de protocol de afaceri

Protocolul de afaceri acoperă procedurile stabilite în organizația de afaceri pentru a organiza evenimente: întâlniri, vizite, conferințe, negocieri, evenimente protocol etc.

De asemenea, implică și modul de comunicare (comunicare internă) între membrii organizației și cu clienții și comunicarea externă. Aceasta include de la modul în care se răspunde un apel telefonic, la modul de a purta uniforma sau modul de îmbrăcare.

De asemenea, aceasta include stilul de scriere pentru o scrisoare sau e-mail și toate elementele necesare pentru a consolida imaginea corporativă a companiei.

Un exemplu de protocol de afaceri este recepția unui apel telefonic. În formă de răspuns, salut și prezentare, există implicit o întreagă cultură a afacerilor. Prin urmare, este un element intim legat de imaginea de afaceri sau de marcă.

Protocol în apel telefonic

- Bună dimineața domnul / doamna

- Eu sunt Judith, cum pot ajuta / servi?

- Vă voi examina cazul, vă rog să nu vă retrageți.

- Mulțumesc că ai sunat, suntem la dispoziția ta.

- Ai o zi fericită Sr / Sra.

Protocol în prezentare, salut și rămas bun

• Ridică-te când salută.
• Se agită mâinile cu subtilitate și zâmbet.
• Evitați sărutările și îmbrățișările efuzive.
• Uită-te la persoana din ochi când vorbești.
• Evitați tutela și folosirea termenilor colocviali.
• Fii cordial și prietenos în afacere.
• Încercați să apelați persoana după nume dacă știe.
• Evitați excesele de încredere.
• Evitați să vorbiți excesiv despre dvs. și viața personală.

Îmbrăcăminte

• Nu folosiți articole de îmbrăcăminte necorespunzătoare sau nu acordați prea multă atenție.
• Utilizați haine care vă ajută să vă completați personalitatea.
• Utilizați dimensiunile potrivite pentru haine
• Rochie cu cravată / jachetă / fustă / bluză.
• Bărbații trebuie să se radă în mod corespunzător și să aibă grijă de aspectul lor fizic.
• Femeile își fac machiajul în mod corespunzător.
• Păstrați mâinile și unghiile curățate și întreținute.
• Utilizați parfumuri sau loțiuni discrete.

referințe

1. Martínez, Julián Mesa: Manual de protocol de afaceri: conținutul și etapele de elaborare. Adus pe 14 februarie 2018 de la blog.grupo-pya.com
2. Ce este protocolul și la ce se utilizează în companie? Consultat de gestiopolis.com
3. De ce este important protocolul în companii? Consultat de gadebs.es
4. Protocol. Royal Spanish Academy. Dicționar obișnuit Consultarea de la dle.rae.es
5. Protocolul de afaceri. Consultat de cevents.es
6. Importanța protocolului de afaceri. Adus de la telesup.edu.pe