Acțiune:
Funcții și procese de gestionare administrativă
managementul administrativ este setul de forme, acțiuni și mecanisme care permit utilizarea resurselor umane, materiale și financiare ale unei companii pentru a atinge obiectivul propus. Se bazează pe patru principii fundamentale; ordinul este primul, deoarece fiecare lucrător trebuie să ocupe poziția pentru care este calificat.
Lipsa ordinelor conduce la o muncă mai puțin eficientă și la utilizarea greșită a resurselor. Al doilea principiu este disciplina; în cadrul disciplinei de management administrativ este un aspect important, deoarece regulile și regulile trebuie să fie respectate și respectate de către toți.
Al treilea principiu este unitatea de comandă. Angajatul trebuie să știe căruia îi raportează munca și de la care va primi ordine, pentru a evita mesaje eronate care dăunează calității muncii. În cele din urmă, încurajarea și evaluarea inițiativei în cadrul personalului este crucială pentru a motiva; Acest lucru va avea un impact pozitiv asupra mediului de lucru și atingerii obiectivelor.
Gestionarea administrativă este esențială pentru organizație, deoarece constituie baza pe care vor fi executate sarcinile grupului, formând și o rețea orientată spre îndeplinirea obiectivelor de afaceri.
index
- 1 Funcții
- 1.1 Realizarea proceselor de management
- 1.2 Angajarea personalului
- 1.3 Protejarea activelor
- 1.4 Relații publice
- 1.5 Stabilirea secvențelor de lucru
- 1.6 Achiziționarea de mijloace fixe
- 1.7 Proiectarea și controlul formularelor
- 1.8 Achiziționarea de articole de papetărie și de birou
- 2 Procesele de administrare administrativă
- 2.1 Planificarea
- 2.2 Organizarea
- 2.3 Adresa sau execuția
- 2.4 Control
- 3 Referințe
funcții
Realizarea proceselor de management
Procesele de gestiune trebuie să fie efectuate în mod corespunzător, astfel încât performanța eficientă în fiecare dintre funcțiile administrative să fie realizată.
Acestea ar trebui să includă planificarea, organizarea, direcția și controlul, toate bazate pe îndeplinirea obiectivelor.
Închirierea de personal
Se referă la selecția, formarea, plasarea și remunerarea personalului. Realizarea obiectivelor organizației depinde de capacitatea de a conta pe personalul corespunzător, motiv pentru care trebuie menținut interesul de a acoperi nevoile angajaților și, în același timp, de a fi loiali organizației.
Protejarea bunurilor
Activele unei organizații trebuie să fie protejate împotriva utilizării incorecte, a pierderii sau a daunelor cauzate de furt, incendiu sau orice alt mijloc.
Din acest motiv, este necesar să se mențină o evidență adecvată pentru fiecare tip de activ, făcând personalul responsabil pentru utilizarea corectă și păstrarea lui în siguranță.
Relații publice
Una dintre funcțiile importante ale managementului administrativ este înființarea și întreținerea diferitelor linii de comunicare între organizație și publicul afiliat (clienți, acționari, angajați, furnizori, consumatori).
Stabilirea secvențelor de lucru
Pentru o performanță stabilă și fără întreruperi ale activității administrative, trebuie dezvoltate sisteme și proceduri de rutine definite. Acest lucru este motivat de caracterul de interdependență și de interdependența dintre sarcinile specifice ale fiecărui departament.
Achiziționarea de mijloace fixe
În fiecare departament este nevoie de mijloace fixe adecvate pentru a avea o performanță eficientă și economică a activității desfășurate acolo. Prin urmare, trebuie să se urmeze o procedură standard pentru selectarea și achiziționarea fiecărui tip de activ fix.
Un aspect important este realizarea unei detectări și evaluări a nevoii reale a bunului, evitând astfel cheltuielile inutile care au un impact asupra finanțelor companiei.
Proiectarea și controlul formularelor
Dat fiind faptul că activitatea administrativă are caracteristici particulare, formele utilizate trebuie concepute astfel încât să furnizeze informațiile necesare într-o manieră adecvată.
Este datoria administrației de a elabora aceste formulare și de a încerca să standardizeze utilizarea acestora, pentru a reduce costurile.
Achiziționați papetărie și consumabile de birou
Aceste articole trebuie să acopere nevoile utilizatorilor, deoarece acestea vor afecta executarea sistematică și rapidă a lucrărilor efectuate.
Prin urmare, este important să se asigure standardizarea, selectarea și achiziționarea acestor intrări, precum și distribuirea acestora către alte departamente, atunci când este necesar
Procese administrative de administrare
planificare
Planificarea este piatra de temelie a acestui proces, deoarece aceasta va conduce la acțiuni ulterioare care urmează. Pentru a realiza un proces eficient este necesar să se ia în considerare următoarele:
- Au obiective clare.
- Studiați mediul în care se vor desfășura lucrările.
- Identificarea și atribuirea sarcinilor care vor contribui la atingerea obiectivelor.
- Efectuați un plan cuprinzător de realizări, subliniind elementele creative care ajută la realizarea eficientă a lucrărilor.
- Determinarea politicilor, metodelor și procedurilor necesare pentru realizarea lucrării.
- Crearea de sisteme de avertizare care să permită anticiparea acțiunilor în fața unor probleme viitoare.
- Actualizarea planurilor, ținând cont de rezultatele controalelor exercitate asupra acestora.
organizație
Pentru a obține succesul, toate resursele umane, financiare și materiale care sunt legate de activitatea care va fi realizată trebuie să fie coordonate.
Aceasta implică stabilirea unui set de reguli și sarcini care trebuie îndeplinite cu strictețe de către persoanele implicate. Unele dintre aceste activități sunt:
- Împărțiți lucrarea în funcție de unitățile de operare.
- Sarcini de grup pe locuri de muncă.
- Structurarea unităților de operare cu criterii de administrabilitate și afinitate a lucrării.
- Selectați personalul care posedă competențele necesare pentru o anumită funcție.
- Stabilirea ajustărilor în activitățile desfășurate, pe baza rezultatelor controlului aceluiași spectacol.
Direcție sau execuție
Pentru a respecta strategiile planificate și organizate, este necesar să se ia acțiunile care le inițiază și să le acorde continuitate.
Printre aceste măsuri se află direcționarea activității și promovarea dezvoltării angajatului în muncă și personal, astfel încât această motivație să fie transpusă în realizarea eficientă a obiectivului. Aceste strategii pot fi:
- Ghidează și încurajează grupul să atingă obiectivul.
- Stabiliți o comunicare directă, deschisă și transparentă cu fiecare dintre cei implicați, direct sau indirect, la locul de muncă.
- Dezvoltarea potențialului fiecărui membru.
- Crearea de stimulente pentru angajații care excelează în anumite criterii prestabilite, cum ar fi creativitatea, viteza de finalizare, printre altele.
- Stabilirea de mecanisme pentru evaluarea constantă a procesului de executare, în vederea remedierii acțiunilor, dacă este necesar.
control
Este important să se implementeze strategii pentru a se verifica dacă ceea ce este planificat, organizat și executat progresează satisfăcător și eficient în vederea atingerii obiectivului.
Aceasta va permite deciziile de a înlocui activitățile sau de a reorienta procesul, ceea ce va permite optimizarea acestuia. Acestea ar putea fi unele dintre acțiunile care trebuie urmate:
- Stabilirea comparațiilor rezultatelor cu planurile generale ale companiei.
- Evaluați produsul muncii, pe baza standardelor de performanță ale acestuia.
- Să facă publice mijloacele care trebuie utilizate în măsurători.
- Comunicarea sugestiilor către personalul responsabil, pentru a corecta acțiunile necesare.
referințe
- Problemele banilor (2018). Funcțiile administrative de gestionare a biroului modern. Învățarea contului Luat de la: accountlearning.com.
- Ghidul MBA meu (2018). Funcțiile administrative sau de gestionare ale unui birou. Luat de la: mymbaguide.com.
- Managerii-Net (2018). Gestiunea administrativă Luat de la: manageri-net.com.
- ABCM (2018). Aflați importanța administrării administrative pentru companii. Luat de la: myabcm.com.
- Van Vliet (2011). Cinci funcții ale managementului (Fayol). Toolshero. Luat de la: toolshero.com.